Assistant Charge Des Inscriptions

**Cadre général**

Les Éclaireuses Éclaireurs de France (EEDF), l’association laïque du scoutisme français, fondée en 1911, reconnue d’utilité publique, agréé par le ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, contribuent à construire un monde meilleur en formant des citoyen-nes engagé-es, conscient-es des problèmes de leur société et attaché-es à les résoudre.

L’action de l’association se déploie autour de 5 valeurs : la démocratie, la laïcité, l’écocitoyenneté, la solidarité et la coéducation et s’appuie sur les outils et pratiques du scoutisme pour accompagner les enfants, les jeunes et les adultes à « construire un monde meilleur ».

Les adhérent-es des EEDF agissent en faveur d’un monde durable et défendent un accès aux loisirs pour tous-tes en adaptant sa proposition pédagogique à destination d’un public en situation de handicap.

Rêver, apprendre, agir sont les clés d’une action éducative, attentive, utile, et résolument laïque qui est proposée par 188 structures locales et animées par plus de 3000 bénévoles pour près de 15 000 adhérent-es. Cet engagement est soutenu par près de 80 salarié-es, une trentaine de volontaires et des administrateur-rices bénévoles engagé-es et mobilisé-es.

Le service vacances de Caen contribue à la réussite de cet engagement en organisant notamment des vacances adaptées dans une dynamique d’épanouissement social et culturel pour les enfants, les adolescents et les adultes en situation de handicap (37 séjours, 850 vacanciers, 37 responsables de séjours et 350 animateurs).

Rattaché-e à la directrice du service vacances, l’assistant-e travaille en collaboration avec les autres fonctions administratives et pédagogiques du service vacances.

**Principales missions**

L’assistant-e sera chargé-e du suivi administratif des dossiers des vacanciers (de l’inscription à la facturation).

Il-elle est également chargé-e de recevoir, d’informer et d’orienter les familles, établissements et vacanciers ainsi que les prestataires extérieurs.

Il-elle assure les tâches administratives et contribue à assurer le suivi des inscriptions et la mise en place d’outils de gestion et de suivi adhérents dans le cadre de sa fonction et du planning établi avec la Direction.

L’assistant-e prendra en charge notamment les missions suivantes:
**1. Gestion de l’accueil et du secrétariat classique**
- Assurer l’accueil téléphonique, physique et électronique relatifs aux projets du service
- Assurer le traitement et la transmission des courriers postaux et électroniques
- Renseigner et orienter les interlocuteurs en fonction de Ieurs attentes et besoins
- Assurer le secrétariat des Animateurs Développement et de la directrice au besoin (agenda, prise de rendez-vous, réponse aux courriers)

**2. Gestion administratives des inscriptions aux activités**
- Assurer le conseil et le suivi administratif des inscriptions aux différents projets en validant les adéquations qualitatives
- Assurer le suivi administratif des activités : déclarations d’accueils collectifs de mineurs ou adultes (ACM ou VAO) et déclarations d’incidents de séjours, mise à jour et mise en forme des documents, suivi des préparations et envoi des documents aux directeurs de projets (classeurs, guides aux directeurs, etc.)
- Assurer le suivi administratif des appels d’offres dans le cadre de marchés publics.
- Assurer la facturation et le suivi des relances des inscriptions et factures diverses (dont Frais médicaux, SAV,)
- Assurer la transmission des informations « Vacanciers » auprès des directeurs de séjours (présence au Top Départ)
- Assurer la facturation et le suivi des dossiers d’aides financières (CAF, ANCV et autres bourses) et des marchés publics
- Elaborer et mettre en forme des documents et en assurer la diffusion (courriers, top départ, CROBS, etc.)
- Assurer la mise à jour et le suivi des fichiers partenaires et adhérents

**Profil et compétences attendues**
- À compétences égales, travailleur_-ses _en situation de handicap et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi sont les bienvenu_-es _ Les Eclaireuses Eclaireurs de France s’engagent en faveur de la diversité, l’égalité professionnelle, l’emploi des travailleur_-ses _handicapé_-_es »._

Diplômé-e en secrétariat/assistanat de type commercial (Bac à Bac +2), vous justifiez d’une première expérience professionnelle réussie.
- Connaissance du secteur médico-social, du tourisme social ou du handicap est un atout
- Maîtrise du pack office (Office 360, Excel avancées )
- Maîtrise de l’ERP SAGE Gestion commercial est indispensable

**Informations complémentaires**:

- Poste à pourvoir : immédiatement
- Poste basé à : Colombelles (Calvados/14)
- Type de poste : CDD (Temps plein) jusqu’au 30 septembre
- Rémunération : À partir de 1 850 € par mois (statut Agent d