Assistante Médico-administrative

**Expérience**
- 1 à 3 ans

**Contrat**
- CDD Renouvelable

**Fonction**
- Secrétaire médical

Contexte et définition du poste

**MISSION**:
***_Contribuer au fonctionnement général du service en traitant et organisant les informations relatives à l’activité du laboratoire et à la prise en charge médico-administrative des patients._

**ACTIVITÉS PRINCIPALES**:

- Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité (respecter la confidentialité).
- Accueillir et orienter les intervenants et les coursiers.
- Être attentive aux flux de la salle d’attente et alerter l’IDE en cas de problème.
- Répondre aux demandes des services de l’établissement.
- Transférer les appels téléphoniques vers le bon interlocuteur (biologistes, cadre de santé ou, techniciens de laboratoire).
- Communiquer les conditions pré-analytiques aux prescripteurs et aux préleveurs.
- Scanner des documents pour les intégrer dans les dossiers des patients.
- Éditer et mettre sous pli les comptes rendus de résultats envoyés ou remis aux patients et aux prescripteurs.
- Transmettre les comptes rendus de résultats aux patients et aux prescripteurs (fax, mail, courrier, en main propre).
- Traiter le courrier (trier, diffuser et archiver).
- Planifier dans un logiciel les rendez-vous des patients externes (selon les examens demandés, l’activité et en concertation avec l’équipe du centre de prélèvement).
- Créer la consultation dans le logiciel de civilité et de facturation des patients externes, et contrôler les anomalies de facturation, (s’assurer de la complétude du dossier, et respecter les règles d’identitovigilance).
- Enregistrer les prescriptions d’examens biologiques des patients externes dans le logiciel du laboratoire (SIL).
- Réceptionner, et enregistrer dans le SIL les examens des patients hospitalisés et vérifier l’identité dans le cadre de l’identitovigilance.
- Préparer les envois d’examens de biologie externalisés vers les laboratoires sous-traitants (vérifier les conditions pré analytiques).
- Respecter les conditions de conservation des prélèvements biologiques en attente d’envoi vers les laboratoires sous-traitants.
- Saisir et éditer le bon de commande des examens de biologie externalisés dans le logiciel de gestion économique et financière.
- S’assurer du suivi des dossiers d’examens biologiques externalisés en retard.
- Saisir les comptes rendus administratifs du service, et les documents relatifs à l’assurance qualité du laboratoire.
- Gérer le stock de formulaires administratifs, les fournitures du secrétariat et les consommables relatifs aux envois spécifiques.
- Classer et archiver des documents papier.
- Participer à la démarche d’assurance qualité du laboratoire.

**POSITIONNEMENT AU SEIN DE L'ETABLISSEMENT**:

- Pôle : Support.
- Hiérarchie directe : Coordinatrice des secrétariats médicaux.
- Hiérarchique fonctionnel : Médecin Chef de Service, et cadre de santé du laboratoire.
- Relations professionnelles les plus fréquentes : Biologistes, techniciens, infirmières, cadres de santé, aide-laboratoire.

**CONDITIONS DE TRAVAIL ET SUJÉTIONS PARTICULIÈRES**:

- Poste à 100%.
- Amplitude horaire de 8 h à 18h.
- Travail le samedi en roulement, pas de travail le dimanche et les jours fériés.
- Organisation des absences en concertation avec les collègues, selon les besoins du service.

Profil recherché

**DIPLÔMES ET QUALIFICATIONS**:

- Baccalauréat SMS ou équivalent
- Expérience professionnelle souhaitée en accueil des patients.

**COMPÉTENCES, APTITUDES ET SAVOIR FAIRE REQUIS**:

- Sens de l’accueil très développé.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Internet ).
- Connaissance des logiciels informatiques dédiés au laboratoire, ou aptitude à les appréhender rapidement.
- Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire.
- Sens de l’organisation et gestion du temps au gré de l’activité.
- Discrétion et respect du secret professionnel.
- Rigueur et fiabilité.
- Connaissance des urgences biologiques.