Agent Administratif

Agent Administratif — H/F IME MONTDIDIER
L’Agent administratif et d’accueil exerce ses fonctions avec une grande polyvalence et joue un rôle essentiel dans le quotidien d’un service ou d’une structure. Par sa position physique au sein de l’entreprise, il véhicule l’image de la structure et facilite son fonctionnement. Il fluidifie la diffusion des informations et travaille dans un esprit service avec les différents collaborateurs et les interlocuteurs externes. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Dans le respect des consignes et en prenant en compte l’environnement de la structure, il assure les travaux courants de secrétariat : il présente, saisit et actualise des documents professionnels à l’aide des outils bureautiques et optimise le fonctionnement de la messagerie générique de la structure.
Au quotidien, il assure l’accueil des visiteurs, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l’expédition du courrier, il effectue les recherches nécessaires pour répondre aux demandes d’information tant à l’interne qu’à l’externe.
Pour optimiser les organisations internes, il utilise des outils de collaboration, synchrones et asynchrones et adopte une attitude écoresponsable en numérisant des documents, en local ou sur des serveurs distants tels que dans un Cloud, afin d’assurer la conservation et la traçabilité des informations selon les procédures en vigueur.
L’Agent administratif et d’accueil exerce son activité sous la responsabilité de la hiérarchie et en relation avec les différents services internes comme avec les partenaires externes. Il organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données, avec réactivité. Il respecte les règles de confidentialité et veille à assurer un environnement d’accueil conforme à la culture de la structure.
L’emploi s’exerce au sein d’un service ou à un poste d’accueil. Il nécessite un savoir-faire mobilisant des qualités personnelles comme des compétences techniques. L’utilisation quotidienne d’outils collaboratifs, d’une messagerie et de logiciels spécifiques à la structure implique, en permanence, une actualisation des compétences liées aux évolutions technologiques.
Les conditions d’exercice varient selon la structure dans laquelle il peut assurer tout ou partie des activités de l’emploi. Dans des structures de taille importante, les activités sont déterminées par les spécificités du service et nécessitent un autocontrôle du respect des procédures. Dans des PME et TPE, une certaine autonomie est nécessaire ainsi qu’une bonne capacité d’adaptation aux différents contextes de travail.
L’employé administratif et d’accueil doit faire face à des changements ou des interruptions fréquentes d’activités dans un environnement qui peut être bruyant. La simultanéité des tâches et l’afflux de visiteurs et d’appels téléphoniques nécessitent une capacité d’organisation et de contrôle de soi, dans une posture de service.
ACTIVITES ET TÂCHES.
1/ Réaliser les travaux administratifs courants d’une structure:

- Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l’aide d’un traitement de texte ;
- Saisir et mettre à jour des données à l’aide d’un tableur ;
- Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l’information ;
- Trier et traiter les mails et le courrier ;
- Classer et archiver les informations et les documents.

**2/ Assurer l’accueil d’une structure**:

- Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs ;
- Traiter les appels téléphoniques ;
- Répondre aux demandes d’informations internes et externes.

1/ Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l’aide d’un traitement de texte:

- Les règles orthographiques, syntaxiques et grammaticales sont respectées ;
- Les normes typographiques et de présentation sont respectées ;
- Les délais et les consignes sont respectés ;
- L’information transmise est fiable ;
- La production est conforme à l’objectif visé.

**2/ Saisir et mettre à jour des données à l’aide d’un tableur**:

- Les données saisies, complétées ou mises à jour sont justes ;
- Les incohérences sont repérées et signalées ;
- Les procédures de traitement des données sont respectées.

3/ Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l’information:

- Les informations relayées sont fiables ;
- Les procédures sont respectées ;
- Le vocabulaire du numérique est identifié ;
- Les outils collaboratifs sont utilisés avec aisance.

**4/ Trier et traiter les mails et le courrier**:

- Les procédures internes de traitement du courrier sont respectées ;
- Le courrier est enregistré et diffusé sans erreur ;
- Les destinataires des mails sont correctement identifiés ;
- Les adresses mails des destinataires sont correctement orthographiées.

**5/ Classer et