Secrétaire Ifsi Ussel

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire IFSI USSEL : Antenne délocalisée Université Limoges

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**
- Service : IFSI USSEL
- Sites géographiques : Université Limoges

Si l'antenne IFSI se trouve dans les locaux des facultés de médecine et de pharmacie, le personnel rattaché à l'IFSI dépend du Centre Hospitalier de Haute Corrèze.
- Activités principales du suivi administratif par promotion
- Constituer ou réactualiser les dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants
- Créer et actualiser les listes, codes, mails des apprenants sur la plateforme pédagogique
- Compléter et transmettre les conventions avec les organismes de PEC financière, en assurer le suivi
- Élaborer les certificats de scolarité
- Créer les attestations de présence employeur France Travail
- Réaliser les attestations et courriers liés aux étudiants
- Enregistrement des droits d'inscription
- Assurer un suivi administratif de chaque étudiant sur Winifsi
- Participer à l'organisation des CAC
- Participer aux manifestations institutionnelles (journées portes ouvertes, forum des métiers, cordées de la réussite)
- Veiller au bon déroulement de la gouvernance de l'IFSI (ICOGI, section compétente à visée pédagogique et disciplinaire) : convocation, ordre du jour, feuille de présence, CR, accueil des participants, CR transmis à l'ARS
- Centraliser les documents nécessaires à la réalisation du rapport d'activité quantitatif avec notamment le suivi des cohortes
- Activités transversales

Activités liées à la régie:

- Transmettre régulièrement les chèques avec bordereau
- Activités liées à la gestion des intervenants:

- Relever les heures pour l'envoi au service de la paie, transmettre le relevé avec convention et RIB
- Établir le tableau annuel récapitulatif des coûts d'interventions par UE
- Activités liées à la gestion de la taxe d'apprentissage (en lien avec l'IFSI site Ussel)
- Travailler en collaboration avec les employeurs pour assurer la traçabilité et l'exhaustivité des données administratives des étudiants en contrat d'apprentissage.
- Enregistrer les recettes perçues en se coordonnant avec le service financier de l'établissement support
- Tracer les dépenses en fonction des commandes réalisées

Activités liées à la gestion des bourses:

- Informer si besoin les étudiants des conditions d'obtention de la bourse d'études sur critères sociaux offerte par la Région aux élèves et aux étudiants.
- Rassembler les notifications de bourse et en assurer la traçabilité dans le dossier scolaire
- Activités spécifiques

Organisation des mises en stage:

- Réaliser les tableaux pour les dates de suivi pédagogique et regroupement et les transmettre aux cadres formateurs
- Rédiger les courriers de regroupements et de suivis pédagogiques
- Éditer les conventions et les transmettre aux établissements receveurs, en assurer le suivi
- Veiller à la réactualisation de l'outil de suivi des lieux de stage et de leur capacitaire

Suivi des étudiants:

- Enregistrer les inscriptions au DEI
- Actualiser le thrombinoscope
- Organiser la logistique de la remise des résultats au DEI
- Organiser la logistique de la remise des TFE
- Pour la CAC : Préparer les dossiers
- Diplôme(s) professionnel(s):
Minimum BEP secrétariat
- Compétences requises:

- Maitrise expression écrite et orale ainsi que des techniques d'accueil
- Maitrise outil informatique : Word, Excel, PPT, Outlook
- Bonne connaissance des plateformes d'enseignement à distance (Zoom, Teams.)
- Qualités requises:

- Avoir des aptitudes relationnelles
- Être rigoureux et organisé
- Être respectueux des règles de confidentialité
- Avoir un esprit d'initiative
- Savoir rendre compte
- Avoir le sens du travail en équipe
- Savoir prioriser et anticiper les activités

**PERSONNE À CONTACTER**

CH USSEL

**ETABLISSEMENT**

Centre hospitalier de Haute-Corrèze DC Hôpitaux de Corrèze
2 avenue du Docteur Roullet BP 55
19208 Ussel