Assistant Unite Operationnelle

L'assistant(e) unité opérationnelle est rattaché(e) hiérarchiquement au chef de service / chef de département ou Directeur Opérationnel.

Il/Elle assiste l’unité opérationnelle dans des taches très diversifiées et fixées par le responsable de l’UO.

Il/elle contribue de manière significative au bon fonctionnement d’un service/département/DO et est un(e) acteur/actrice de la vie du service.

Vos missions

v Se tient informé(e) de l'avancement des dossiers, effectue les relances internes et externes nécessaires, échéances, informations manquantes, etc.

v Assure le bon déroulement des opérations confiées et avertit le manager ou son client interne de tout problématique ou besoin d’appui

v Assure la mise en forme des offres commerciales et devis ou autres documents avec amélioration du rédactionnel et corrections (orthographe et grammaire) si nécessaire.

v Peut proposer des solutions alternatives face à des problématiques quotidiennes et contribuer à l'amélioration du fonctionnement général de l’UO

v Restitue des Feedbacks de qualité, réalise un reporting

v Sait effectuer des tâches de comptabilité simple, telles que la gestion des dépenses et la préparation des factures ou autre.

Pré-requis

v Suivi des formations règlementaires avec MAJ dans Bluekangoo, édition des passeports et classement,

v Peut assurer le suivi des agendas et des rendez-vous des managers.

**v Organise des déplacements**: réservation de voiture, de trains, d’avions, d’hôtels, de salles de réunion,....

v Peut saisir les commandes fournisseurs et les contrats de partenariat.

v Assure l’organisation d’événements internes ou externes.

v Gère le classement physique et informatique.

v Commande et gère les stocks de fournitures de bureau.

v Peut assister aux réunions et y établir des CR

v Réception, dispatch du courrier, aiguille du courrier RH (AM, visite médicales ), affichage sur site

v Assure la collecte, les relances et le dépôt des RHI,

v Gère les appels entrants.

v Effectue toutes autres tâches administratives ou d’assistance aux opérationnels qui pourrait être confiée par la direction (service/département/DO

Profil recherché

v Très bonnes compétences en communication écrite et verbale

v Faculté d’adapter sa communication en fonction des interlocuteurs (internes/externes)

v Capacité à travailler avec divers départements ou services et à établir des relations professionnelles solides avec les collègues.

v Sens du service client et aptitude à fournir un soutien de qualité à toutes les parties prenantes internes et externes.

v Capacité à prioriser les tâches et à gérer efficacement son temps pour répondre aux exigences du poste.

**v Compétences informatiques**: maitrise du pack office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word), outils de communication et de collaboration en ligne, IFS,...

**v Profil attendu**: dynamisme, polyvalence, esprit de synthèse, bon sens de l’écoute, bonne capacité relationnelle, bonne qualité rédactionnelle, prise d’initiative, multitâche.

BAC PRO ou BTS dans le domaine de l’assistanat (gestion PME PMI/ Support à l'action managériale,

Informations complémentaires

**Type de contrat**: Intérim

**Temps de travail**: Temps plein

**Salaire**: 12 € - 15 € par heure