Assistant(E) Programme

**Contrat**:
Contrat à durée indéterminée

**Statut**:
Employé

**Temps de travail**:
Temps complet

**Mission principale**:

- Imaginer la ville du futur, construire et gérer des lieux de vie agréables, mixant logements, bureaux, cliniques, commerces, crèches, espaces verts pour une ville où il fait bon vivre : c’est toujours la vocation d’Icade.
- Acteur immobilier confronté aux défis climatiques, écologiques et sociétaux d’aujourd’hui, la mission d’Icade est de penser la ville de demain et de ré-enchanter les lieux du futur
- Icade Promotion recherche un(e) Assistant(e) Programme.
- Sous la responsabilité d’un Directeur d’Agence, l’assistant programme assure l’ensemble des activités administratives allant de la gestion des opérations à la vie de l’agence afin de garantir un niveau de service client conformes à nos exigences.

**Principales activités**:

- Phase marché:

- Rédaction suivant instructions du Directeur Techniques (DT) /Directeur Programme (DP) de lettres de commande « Etudes et préparation de chantier » préalablement à la signature d’un OS Exécution afin de démarrer les études avant l’achat du foncier
- Compléter les informations générales du CCAP puis faire compléter et valider le document par le Responsable Programme
- Constituer avec le DT le Dossier Marché avec la nomenclature des pièces
- Mise en signature du Dossier Marché sur Docusign ou Saqara
- Suivi et relance des signatures des entreprises et intervenants
- Rédaction des ordres de service suivant les indications DT/DP (date d’effet, délai)
- Mise en signature des documents (Acte d’engagement / OS / Lettre d’engagement PPM)
- Suivi et relance des signatures des entreprises
- Renseigner le Tableau des entreprises consultées/retenues à chaque AO terminé

En amont du chantier:

- Création de l’opération dans ATTESTATION LEGALE (date D.O.C nécessaire) avec ajout de toutes les entreprises adjudicataires pour suivi contractualisation et pendant la phase travaux
- Suivi des affichages et constats des Permis de Construire
- Participer avec le RP/DP au montage et envoi des dossiers de GFA et dépôts de pièces notaire
- Mise en place de KALITI en début d’opération
- Dépôt des DROC

La vie de l’opération:

- Participer à la réalisation de l’ensemble des dossiers des Comités
- Suivi administratif des concessionnaires (mise en service, débranchement), des assurances et des syndics
- Fournir les documents contractuels aux bailleurs
- Signature et la diffusion des OS, TS, TMA,
- Constitution du dossier CLEA (CERQUAL)
- Gestion des concessionnaires ENEDIS/CRRO : Sur consigne du RP, suivre et faire les démarches nécessaires pour obtenir le remboursement des colonnes
- Envoi et suivi des dossiers KYC (sous-traitants)
- Missionner les entreprises pour interventions dans le cadre de la levée des réserves jusqu’à la passation SAV
- Dépôt des DAACT

Organisation d'agence et des relations extérieures
- Organisation des agendas des Directeurs d’Agence
Prise de rendez-vous externe (Mairie / Collectivités / relations publiques et institutionnelles)
- Suivi et accompagnement des Directeurs d’Agence dans l’organisation des salons et/ou évènements extérieurs
- Gérer les plannings et agenda de l’équipe programme
- Accueil des nouveaux arrivants et suivi des départs : commande du matériel, commande du badge, restitution de matériel
- Commande des fournitures EPI pour les agences
- Procéder aux réservations sur Travel Solution des billets trains hôtels avions pour le DA

**Profil**:

- Expérience réussie sur poste similaire dans le secteur de l’immobilier ou du BTP (entreprise générale, cabinet d’ingénierie, maîtrise d’œuvre, OPC, etc..)
- Être organisé, proactif
- Avoir de bonnes capacités relationnelles pour assurer la gestion des différents intervenants
- Capacité à gérer plusieurs tâches administratives simultanément tout en maintenant un haut degré de précision
- Chez ICADE, nous favorisons la diversité au sein de nos équipes et sommes fiers de promouvoir l’inclusion et l’égalité des chances. Toutes nos offres d'emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.
- Nos collaborateurs sont engagés pour l’immobilier de demain. Rejoindre Icade, c’est faire le choix d’une entreprise innovante, humaine, ambitieuse, audacieuse et responsable.

**Niveau d'études min. requis**:
2- Bac +2

**Spécialisation**:
Assistanat

**Niveau d'expérience min. requis**:
2-5 ans

Localisation du poste

**Localisation du poste**:
France, Île-de-France, Seine-Saint-Denis (93)

**Ville**:
Aubervilliers