Assistant(E) de Direction Generale

Pour anticiper le départ progressif à la retraite de son assistante de direction (février 2026 - juillet 2028), l’agence d’architecture Passelac Roques recrute un(e) assistant(e) de direction basé(e) à Narbonne.

Directement rattaché(e) à l’équipe de direction, il/elle contribue au développement de l’agence en structurant et animant les pôles : administratif, financier, appel d’offre et communication.

Véritable partenaire de la direction et acteur(rice) clé de la gestion de l’entreprise, son sens de l’analyse, sa rigueur, sa capacité d’organisation et son esprit d’initiative constituent des atouts essentiels pour ce poste stratégique.

**DESCRIPTION DU POSTE**:
**Pôle administratif et financier**:
Vous serez le relais de la direction pour la gestion administrative et financière de l’agence. Vous assurerez le suivi quotidien des activités, la bonne tenue des dossiers et le respect des procédures.

Vos missions principales:

- Accueil physique et téléphonique de l’entreprise.
- Comptabilité : facturation, suivi des règlements, paiements prestataires, saisie des frais, échange avec les banques.
- Ressources humaines (en lien avec le cabinet comptable) : établissement et classement des contrats de travail et avenants, suivi des bulletins de salaires, gestion des absences.
- Suivi administratif avec les différents organismes : impôts, URSSAF, RSI, CIPAV, MAF.
- Gestion administrative des chantiers : marchés de travaux, avenants, ordres de service, certificats de paiement, suivi financier jusqu’au décompte définitif, documents relatifs à la réception et à la GPA.
- Préparation et organisation des réunions, gestion des disponibilités des participants et convocations.
- Rédaction, diffusion et classement de la correspondance.
- Intendance générale de l’agence : gestion des fournitures de bureau, des consommables courants et suivi de l’entretien des locaux (relations avec les prestataires de ménage).
- Gestion des véhicules de société : suivi des assurances, entretiens, contrôles techniques, réparations et renouvellements.
- Organisation et structuration des documents supports,
- Optimisation ou adaptation des logiciels utilisés,
- Mise en place de protocoles internes,
- Introduction d’outils numériques et d’IA pour simplifier certaines tâches répétitives.

**Pôle appel d’offres et communication**:
Vous participerez activement à la promotion et à l’évolution de l’image de l’agence, en accompagnant les architectes dans les réponses aux appels d’offres et en valorisant les projets auprès de nos partenaires et du public.

Vos missions principales:

- Appels d’offres publics:

- Veille régulière sur les plateformes de marchés publics.
- Sollicitation et suivi des partenaires cotraitants.
- Constitution et diffusion des dossiers de réponse comprenant : dossier administratif et en lien avec les architectes : choix et montages graphiques, notes de présentations..
- Communication:

- Conception et réalisation de supports de communication.
- Rédaction et diffusion de dossiers/communiqués de presse, plaquettes.
- Mise à jour du book de références.
- Gestion et production de contenus pour les réseaux sociaux (Instagram, LinkedIn).
- Mise à jour et suivi du site internet.
- Relations presse : suivi des sollicitations, veille et prospection.
- Organisation de reportages photographiques : repérage, relations avec les photographes, organisation des shootings.
- Prix d’architecture : Veille et constitution de dossiers de réponse.
- Préparation des supports de présentation pour conférences et rendez-vous extérieurs.
- Création et amélioration de documents supports,
- Adaptation et paramétrage des outils numériques,
- Mise en place de protocoles internes,
- Expérimentation de solutions IA pour accélérer et enrichir certaines productions (veille, rédaction, mise en page).

En fonction de la charge de travail et des besoins de l’agence, il est envisagé de créer un poste complémentaire. Celui-ci pourra être dédié au pôle appels d’offres et communication, mais pourra également prendre la forme d’un poste de secrétariat ou d’un recrutement en alternance.

Dans tous les cas, ces fonctions seront placées sous la responsabilité directe de l’assistant(e) de direction, garant(e) de la coordination et du bon fonctionnement global des pôles administratifs et communication.

**CONDITIONS DU POSTE**
- Contrat : CDI avec période d’essai.
- Poste basé Rue Manuel à Narbonne.
- Rémunération selon expérience, compétences et motivation.
- Prise de poste souhaitée : entre fin novembre 2025 et au plus tard janvier 2026.

**PROFIL RECHERCHE**
- Bac +2 minimum.
- Expérience similaire de 3 ans minimum.
- Culture et sensibilité architecturale appréciées.
- Autonomie, rigueur, sens de l’organisation, polyvalence et capacité d’adaptation.
- Force de proposition, esprit d’initiative.
- Excellente maîtrise orale et écrite du français, qualités rédactionnelles.
- Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe avec différents interlocuteurs.
- Compétence