Assistant de Direction Du Doyen

Type de recrutement:
Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
B - B ouvert aux C
- Durée du contrat:
1 an renouvelable
- Localisation:
UFR Fac Médecine
Domaine la Merci 2 Chemin Duhamel
38700 La Tronche

Présentation de la structure

Le Secteur Santé organise la formation des étudiant-e-s dans les différentes spécialités médicale, pharmaceutique, et maïeutique ainsi qu'aux trois spécialités que sont la pharmacie hospitalière, la pharmacie industrielle et l'officine. Il contribue également à la formation de certaines professions paramédicales, pour un total de près de 8 000 étudiant-es.

Les Facultés de Médecine et Pharmacie de Grenoble se distinguent par des innovations pédagogiques nationalement reconnues, tels que l'apprentissage par problème (APP), le tutorat ou encore la pédagogie dite « inversée ». La plateforme pédagogique de formulation et de technologie pharmaceutique et le centre de simulation en cours de construction peuvent également être cités.

Missions principales

Sous l’autorité de la directrice administrative, vous rejoindrez une équipe de deux collaboratrices, respectivement responsables du secrétariat du Directeur de l'UFR Pharmacie et de la Directrice administrative.
Votre mission consistera à assurer l’assistanat et la gestion des affaires courantes du Doyen de la Faculté de Médecine.

Activités principales
- Gérer des boîtes mails partagées
- Gérer l'agenda du Doyen, prioriser les rendez-vous, en lien avec son activité hospitalière
- Réceptionner et répondre aux courriers
- Assurer l'organisation et la gestion des réunions quotidiennes et mensuelles (à l'UFR ou à l'extérieur, CHU, Présidence, Ministère...)
- Préparer et organiser les déplacements du Directeur et des personnels hospitalo-universitaires lors de missions facultaires
- Veiller à l'organisation d'événements ponctuels (Assemblée Générale, séminaire )
- Rédiger des comptes-rendus et procès-verbaux
- Participer aux campagnes de recrutement des nouveaux personnels hospitalo-universitaires, en lien avec le service du personnel
- Participer à la gestion financière : réaliser des bons de commande, saisir des factures etc.

Afin d’assurer une continuité de service, les horaires de travail seront en lien avec les horaires d’ouverture de l’accueil (avec un roulement de la permanence jusqu'à 17h30) et les évènements ponctuels du secteur santé (2 à 3 fois par an programmés à l'avance).

Compétences attendues
- Connaître les techniques de secrétariat et de la gestion administrative
- Connaître l'environnement universitaire et/ou les études de médecine serait un plus
- Savoir tenir un standard
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel)
- Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et d’expression orale
- Savoir faire preuve de diplomatie, de discrétion et d’un bon relationnel
- Faire preuve de rigueur et avoir un bon sens de l’organisation
- Savoir prioriser son activité et gérer les urgences
- Faire preuve d’adaptabilité et de réactivité
- Savoir travailler en autonomie et en équipe
- Disposer de connaissances juridiques de bases et connaître le fonctionnement d’une Université serait un plus
- Maîtriser le logiciel SIFAC serait un plus
- Disposer d’un niveau BAC minimum dans le domaine du secrétariat ou de l’assistance de direction est souhaité
- Une première expérience dans le domaine et/ou dans le secteur public serait un plus

Conditions de diplômes

Bac

Rémunération

Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de montant à fixer selon le corps du recrutement €.