Secrétaire Médical(E)

Rejoignez les 30 000 collaborateurs de l'Appel Médical et bénéficiez de nombreuses missions et emplois les plus adaptés à vos envies et compétences tout en profitant des nombreux services et avantages exclusifs.
Les fonctions ou intitulés se déclinent au féminin comme au masculin.

Nous recherchons pour le compte de notre client, un établissement SESVAD, une secrétaire médical (F/H) pour un contrat CDD à pourvoir dès que possible.

Dans le respect du mode de vie et des projets de la personne en situation de handicap
accompagnée par la structure, et dans le cadre d'un travail pluridisciplinaire, la secrétaire
travaille en relation avec toute l'équipe en prenant des initiatives pour assurer l'accueil et les
tâches administratives de secrétariat liées aux services et aux personnes accompagnées.
Elle intervient sur tous les services du SESVAD.

1. ACCUEIL
¿ Assure, dans le respect des valeurs associatives, un accueil physique et téléphonique
bienveillant et de qualité des usagers, professionnels et partenaires dont elle est la première
interlocutrice.
¿ Evalue à chaque fois la demande en questionnant l'interlocuteur.
¿ Répond aux questions grâce aux outils institutionnels.
¿ Peut-être amené à rappeler une personne pour régler une question.
¿ Oriente vers les bons professionnels.
¿ Peut être amené à évaluer l'urgence d'une situation pour en référer à la direction et/ou au
service de soins et/ ou service social et/ou service logistique.
¿ Assure la diffusion des informations aux personnes adéquats.

2. ADMINISTRATIF USAGERS
¿ Gère les Accueil Nouvelles Demandes, dans le respect des procédures de chaque

**service**:

- Assure un premier entretien téléphonique d'évaluation
- Remplit la fiche d'Accueil Nouvelle Demande
- Programme les rendez-vous (planning semestriel Excel), s'assure de la venue

des personnes
- Envoie les dossiers d'admission (médical, social) et s'assure de leur retour
- Assure la transmission des informations aux professionnels concernés
- Assure la mise à jour des personnes en attente d'accompagnement.
¿ Participe à la création (mise en forme) du Dossier Unique de l'Usager en s'assurant du
respect de la procédure et gère les archives des Dossiers Uniques des Usagers.

**¿ Suivi des ateliers collectifs**:

- élabore et envoie les programmes aux usagers
- suit les inscriptions pour le rapport d'activité

3. SUIVI DE L'ACTIVITE DES PROFESSIONNELS
¿ Élabore et met en forme les documents de suivi de l'activité des professionnels (file
active ) conformément aux objectifs déclinés par la direction.
¿ Vérifie les enregistrements des activités sur les logiciels dédiés.
¿ En tant que référente des logiciels, elle assure leur suivi.

4. RAPPORT D'ACTIVITE
¿ Participe à la construction du rapport d'activité et autres enquêtes en collaboration
directe avec la direction.
¿ Met en place, à partir des données recueillies toute l'année, des tableaux statistiques.
¿ Se procure les données nécessaires auprès des salariés.

5. SECRETARIAT
¿ Gère le courrier arrivé, départ et électronique.
¿ Rédige du courrier à partir d'indications à la demande.
¿ Tient à jour un tableau de suivi du courrier arrivé (origine, objet, destinataire).
¿ Contribue à la gestion des divers plannings.
¿ Recueille, classe et archive la documentation liée aux missions des services.
¿ Met à jour les outils de communication.

**MISSIONS SPECIFIQUES**:

- Prépare divers documents administratifs et de gestion, tableaux de bords en rapport avec
les missions d'accompagnement des services et à la demande de la direction.
¿ Peut être amenée à assurer des aides ponctuelles auprès des résidents accompagnés
(organisation des transports, lien avec les partenaires ).
¿ Fait toute proposition susceptible d'améliorer le fonctionnement du service et
l'organisation de son travail.
¿ Peut contribuer à toutes activités liées à l'évolution de la direction.
¿ Assure le secrétariat de la démarche qualité, participe au Comité Qualité.

Les horaires sont de 9h00 à 17h (1h de pause).

Vous devez être titulaire d'un BAC de type secrétariat et avoir une expérience professionnelle souhaitée de 3 ans dans un poste de secrétariat social ou médical.

**Qualité / aptitudes essentielles**:

- Sens de l'accueil et aptitude relationnelle, sens de l'écoute et de la communication.
¿ Sens pratique et organisation, souci du service rendu et de sa qualité.
¿ Capacité d'autonomie tout en sachant rendre compte et capacité d'initiative.
¿ Rigueur dans le travail et respect des délais.
¿ Bonne capacité relationnelle et d'adaptation.
¿ Souci de l'image et des intérêts de l'association et de la structure.
¿ Ponctualité, intégrité, discrétion.
¿ Maîtrise des outils, des logiciels, des méthodes et des techniques et capacité
d'adaptation à leur évolution.
¿ Réactivité face à l'imprévu.