Assistant de Coordination

**Assistant(e) de Coordination (H/F) au Réseau Périnat Nouvelle-Aquitaine - Temps plein - Emploi Direct ou Mise à disposition d'un établissement de santé public ou privé**

Dans le cadre d’une mise à disposition par un établissement de santé (public, privé, départemental) ou d’un recrutement direct (Code du travail), l’Assistant(e) de Coordination effectuera ses tâches sous le contrôle du Binôme de Coordination du RPNA, composé d’une Responsable Administrative et d’une Coordinatrice Médicale.

Cette mission sera réalisée dans les locaux situés à Bordeaux.

**1. Intendance de la structure associative**:
**Accueil téléphonique, dispatching des appels, prise et transmission de messages.**

**Gestion des courriers entrants/sortants - Mailing**:

- Réception et dispatching des courriers, colis et courriels ;
- Rédaction des réponses aux courriers et courriels ou transmission des informations aux membres de l’équipe concernés*.

**Création et mise à jour des listes de diffusion et du mailing central partage.**

**Archivage dématérialisé des documents**:

- Cloud ;
- Sharepoint.

**Gestion des agendas partagés du binôme de Coordination du RPNA**: prise de rendez-vous, organisation des déplacements ;
**Suivi et commande des fournitures, en lien avec les prestataires du RPNA**.

**Reprographie documentaire.**

**2. Suivi de la gouvernance associative et des Commissions de Travail**:
**Aide à l'organisation logistique propre à chaque réunion **:instances représentatives, groupes de travail, commissions de travail, journées de sensibilisation, journées régionales d’informations ;
**Organisation des instances représentatives de l'association (Bureau, Conseil d'Administration, Assemblée Générale)**:

- Rédaction et envoi des documents obligatoires ;
- Réservation de salle et/ou création de lien de connexion en visioconférence ;
- Rédaction, envoi et suivi des relances ;
- Envoi et suivi des ordres du jour et des comptes-rendus de réunion ;
- Paramétrages des options de votes sur l’outil de visioconférence ;
- Prise de notes en CA et AG, transmission pour finalisation des PV à la Responsable Administrative.

**Organisation des groupes de travails et/ou Commissions de Travail**:

- Gestion de l’agenda des commissions ;
- Rédaction, envoi et suivi des ordres du jour ;
- Pointage des participants pour communication aux pilotes du groupe de travail et/ou de la Commission de Travail ;
- Récupération, mise en forme et diffusion des comptes-rendus des réunions.

**Organisation de modules de sensibilisation**:

- Soutien aux membres de l’équipe engagés dans les actions de sensibilisation : centralisation des inscriptions, relance, rédaction et diffusion des convocations, organisation pratique des séances en présentiel (réservation salles, réservation accueil café, préparation de la salle.) ou en distanciel, attestations de présence.

**Organisation de journées régionales (1 à 2 par an)**:

- Participation au groupe de travail en charge de l’organisation des évènements ;
- Communication, centralisation et suivi des inscriptions ;
- Accompagnement du Binôme de Coordination : réservation lieu, réservation traiteur, rencontre des prestataires, organisation du déplacement et de l’hébergement des intervenants et des membres de l’équipe du RPNA mobilisés ;
- Logistique de l’évènement : rédaction et impression de l’émargement, impression des chevalets, reprographie des outils ;
- Installation des stands.

**3.Gestion du système d’information courant**:

- **Archivage dématérialisé des documents **:Cloud, SharePoint ;
- **Gestion des droits d'accès au site internet du RPNA **:accès sécurisé professionnel ;
- **Centralisation, communication suivi **des demandes des équipes auprès des différents prestataires du RPNA intervenant sur le SI : mainteneur informatique, webdesigner, graphiste, agence de communication.

**4. Communication**:
**Centralisation, communication et suivi **des demandes du Binôme de Coordination et des équipes du RPNA auprès des différents prestataires du RPNA : webdesigner, graphiste, agence de communication ;
**Diffusion d'informations** via les différents canaux de communication du RPNA : ActuMail, Actualités du site internet du RPNA, poste Linkedin.

**Si appétence **:Mise à jour du site internet à la demande du Binôme de Coordination.

**5. Suivi comptable** : _en lien avec la Responsable Administrative_
- Réception, impression des documents comptables et transmission : factures fournisseurs, par exemple ;
- Suivi, saisi, impression et transmission des demandes de remboursement de frais des membres de l’équipe (hors équipe COCON) ;
- Préparation et archivage des classeurs comptables.

**6. Suivi Échographistes T21 : e**_**n lien avec la Coordinatrice Médicale**_
- Traitement des sollicitations des échographistes par mail ou par téléphone : demande d’identifiant, dema