Assistant-e de Gestion Locative

Entreprise
**GIRONDE HABITAT**: Possibilité de télétravail sous conditions, Nombre de jours ouvrés de congés payés supérieur au nombre légal, Prime annuelle, Accord d’intéressement, Possibilité de prise en charge à 100% de l’abonnement transport en commun, carte ticket restaurant, CSE dynamique.
Poste
Dans le cadre d’une succession, nous recrutons pour la Direction de l’Habiter et du Vivre Ensemble, un-e Assistant-e de gestion locative en CDI, rattaché-e à l'agence de Langon.
Placé-e sous la responsabilité directe du Responsable d’Agence ou de son adjoint en cas d’absence, vous avez pour mission principale d’intervenir en support administratif de l'équipe de l’agence, en contribuant à la qualité de l’accueil et de l’information des clients. Vous êtes par ailleurs amené-e à suivre des dossiers en toute autonomie.
**Au quotidien, vos missions se détaillent en**:
1. Être support de l’équipe dans le traitement des dossiers liés aux activités de l’agence
- Assister l’équipe sur le volet administratif, en fonction des besoins
- Planifier des rdvs
- Rédiger des écrits professionnels (courriers, notes d’affichage )
- Saisir les commandes de matériel du personnel de proximité (équipements et vêtements)
- Saisies diverses (actualisation des données dans PIH, renouvèlement des dossiers de demande )
- Suivi des encaissements des loyers
- Gestion des remplacements du personnel de proximité
- Autres en fonction de l’organisation de chaque agence (par exemple : gérer les impayés en qualité de support de l’équipe locative, mensuellement et préparer les réunions impayés (internes et externes avec les MDSI))

2\. Assurer des missions de secrétariat
- Gestion des plannings de la/du Responsable et rédaction de courriers spécifiques par délégation
- Gérer le courrier entrant et sortant : réception, tri, distribution
- Gérer les fournitures de bureau
- Organiser et suivre l’archivage
- Répondre aux questions déposées sur le site internet à l’attention de l’agence, en renseignant directement ou en transmettant aux services adéquats

**3\. Favoriser la relation clients**: écouter, informer, orienter
- Gestion partagée des appels entrants de l’agence et des messages téléphoniques (MEVO)
- Assurer l’accueil physique en fonction du planning établi
- Représenter l’entreprise en étant tourné-e vers la satisfaction des clients

4\. Gérer des dossiers spécifiques par délégation de la/du Responsable
- Création et suivi de tableaux de bord pour l’agence (suivi de courriers, pétitions, MEVO...)
- Autres en fonction de l’organisation de chaque agence (par exemple : suivi des plaintes sociales, des réclamations techniques, etc)

Profil
Connaissances
- Formation type BTS Assistant de manager, ou une dizaine d’années d’expériences dans le domaine de l’assistanat ou sur un poste similaire, ou BTS Professions immobilières avec goût pour les tâches administratives
- Une expérience dans le monde du social est souhaitée
- Connaissance PIH4 serait un plus

Compétences
- Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode, gestion des priorités,
- Capacités rédactionnelles et de synthèse, maitrise de l’orthographe,
- Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes des personnes,
- Gestion de plannings en tenant compte des enjeux et des personnes,
- Savoir rendre compte et alerter, identifier les informations communicables ou confidentielles.

Savoir-être
- Goût du travail en équipe,
- Disponible et à l'écoute, votre polyvalence et votre aisance relationnelle seront indispensables à la réussite de votre mission,
- Capacité d’adaptation, d’anticipation et de réactivité,
- Sens du service client, sens de l’écoute,
- Dynamique, bonne capacité de distanciation,
- Diplomatie, discrétion, sens de la confidentialité,