Assistant de Direction

**Descriptif et missions**: Définition du métier ou de la fonction

Au sein de la direction vie des quartiers-participation citoyenne, assister le directeur et son adjointe dans la gestion organisationnelle des activités courantes de la direction, assurer le traitement des tâches administratives relevant de l’organisation des dispositifs de la politique de la ville, de la participation citoyenne, et de la coordination du conseil local de sécurité et de prévention de la délinquance sous la supervision des responsables de services concernés.

Missions - activités

Assistance de direction et administration générale
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction
- Organiser l’agenda du directeur, planifier les réunions et rendez-vous
- Préparer les réunions : constituer les dossiers pour le directeurs, adresser les invitations, réserver les salles et le matériel, assurer le secrétariat
- Gérer le courrier - arrivée et départ - et en assurer le suivi dont les courriers signalés
- Organiser le suivi des circuits des signatures et visas
- Rédiger les correspondances standards (courriers, mailings, compte-rendus, traitement des pétitions-) et veiller à la mise en forme des productions administratives de la direction
- Assurer le classement des dossiers papiers et numériques
- Tenir à jour les emplois du temps des agents et gérer les absences (congés, maladie, formations)
- Garantir la diffusion des communications et informations internes au sein de la direction
- Gérer l’approvisionnement en fournitures de bureaux
- Actualiser les fichiers, annuaire interne et bases de données de la direction dont l’outil protocole
- Assurer la veille documentaire sur les domaines d’activités de la direction
- Organiser les opérations d’archivage (versement et élimination)
- Contribuer à la gestion des opérations budgétaires et comptables de la direction en assurant l’intérim de l’agent en charge

Activités administratives

Gestion administrative et comptable de la politique de la ville

Assister la cheffe de projet dans:

- L’organisation/secrétariat des réunions partenariales : commissions thématiques du contrat de ville, comité de pilotage (gestion des agendas, mise en forme et diffusion des invitations, documents, rapports, procès-verbaux, réservation des salles)
- Le traitement du courrier et la mise en forme des correspondances
- La gestion financière du service et de ses antennes : saisir les inscriptions budgétaires annuelles dans le logiciel (Civil Finances), réaliser les engagements, demander les devis et factures, établir les bons de commande, assurer un suivi financier détaillé (crédits disponibles, engagés, mandatés, ventilation)
- La préparation de l’instruction des programmations annuelles du contrat de ville:

- montage et diffusion de la note de cadrage de l’appel à projet, réception, vérification des pièces administratives, classement des dossiers de demande de subvention (plateforme DAUPHIN)
- mise à jour des informations administratives des opérateurs dans les outils de gestion
- élaboration des tableaux de synthèse des programmations (opérateurs, actions, montants-)
- préparation des délibérations et conventions d’attribution des subventions
- La gestion des régies d’avances/de recettes des conseils citoyens en tant que régisseur suppléant (tenue comptable, suivi des opérations et procédures avec les services et téléservices du trésor public et postaux)
- L’élaboration des bilans comptables des opérations de chaque conseil citoyen en fin d’exercice
- La production des tableaux de bord/bilans d'activités de la politique de la ville
- L’actualisation des fichiers partenaires et opérateurs
- L’information du réseau

Gestion administrative des démarches de participation citoyenne : Conseil consultatif albigeois, réunions de concertation et de quartier, budget participatif...

Au sein de l’équipe participation citoyenne, assister la responsable de service dans:

- L’organisation administrative et logistique des réunions en présentiel avec les Albigeois (rédaction et diffusion des invitations, réservation salles et matériels, saisie et diffusion des compte-rendus)
- La diffusion des documents de travail et de communication
- La mise en ligne des informations, leur suivi et leur actualisation sur les supports numériques (site internet, appli - Albi dans ma poche -, réseaux sociaux)
- La mise en œuvre des actions de communication/promotion en participant à leur préparation et en s'impliquant dans leur organisation sur le terrain (caravane du budget participatif, animation de stands-)
- La production des tableaux de bord/bilan d'activités

Secrétariat des groupes de travail du Conseil Local de Sécurité et de Prévention de la Délinquance

Assister la cheffe de projet dans:

- La mise en forme et la diffusion des productions écrites (documents, rapports, procès-verbau