Gestionnaire Administratif

**Gestionnaire de planning**

Liaisons hiérarchiques : Directrice

Liaisons fonctionnelles : Secrétaires, Chargés de recrutement, Conseillère en insertion professionnelle

**Lieu d’intervention**: SENDRA GES - TOULON - 6 Bd Pierre Toesca, 83000 Toulon

Activités

Sous la responsabilité de la Directrice et en respectant les consignes, il/elle accomplit les tâches suivantes:
**1-** **Analyse du besoin**

a. Réceptionne les demandes des bénéficiaires des services orienteurs, planifie les visites à domicile,

b. Assure la relation avec les prescripteurs concernant les spécificités des prises en charge.

c. Evalue sur place le besoin des bénéficiaires : mène un entretien avec le bénéficiaire (sur la base d’un questionnaire type), évalue ses ressources et ses besoins,

d. Informe le bénéficiaire du nombre d’heures finançables par les organismes sociaux ainsi que le coût restant à sa charge,

e. Informe la personne aidée de ses droits et devoirs,

f. Contacte avec l’entourage (médecin, AS, famille,...).

**2-** **Gestion administrative**

a. Constitue le dossier de demande pour transmission à la caisse,

b. Etablit les devis,

c. Rédige les demandes ou aide le bénéficiaire/les aidants à faire ces démarches,

d. Contractualise la prestation.

**3-** **Organisation des interventions et gestion du planning**

a. Garantit la planification des plans d’aide sur les logiciels d’exploitation internes et externes dans le respect des seuils d’équilibre financier

b. Garantit l’organisation des ’interventions des intervenantes dans le respect de la législation sociale

c. Assure la continuité de la prestation : organise les remplacements de l’aide à domicile (maladie, congés, formation,...),

d. Assure le respect des modulations du temps de travail en faisant les réajustements nécessaires en collaboration avec le service administratif.

**4-** **Management du personnel**

a. Permet l’adéquation entre les besoins des clients et les salariés intervenant au domicile en tenant compte des heures accordées sur la prise en charge, de la qualification de l’aide à domicile, et de la fréquence d’intervention au regard de leur contrat de travail,

b. Accueille et assure la phase d’intégration des nouveaux salariés et stagiaires

c. Participe à l’évaluation des compétences des salariés et aux démarches de valorisation interne.

d. Organise des réunions d’échange thématiques régulières avec les salariés et notamment concernant les situations complexes au domicile.

e. Participe en collaboration avec la Direction, à la gestion des conflits et des procédures internes

**5-** **Suivi de la qualité**

a. Valide avec l’aide à domicile et/ou la personne aidée les modalités de l’intervention,

b. Contrôle aux domiciles des bénéficiaires la bonne réalisation des prestations

c. Veille au respect des obligations de bientraitance des clients fragiles et informe la direction dans les situations de maltraitances avérées ou supposées.

d. Met en place des actions correctives suite aux évaluations à domicile réalisé par une personne de la structure,

e. Réalise au moins une fois par an un bilan des besoins de la personne aidée.

**6-** **Gestion client et développement commercial**

a. Garantit la tenue permanente à jour des dossiers bénéficiaires informatique et papier

b. Garantit la tenue permanente des plans d’aide en concertation avec les prescripteurs

c. Participe à la définition et à la mise en œuvre du plan de développement commercial en lien avec la direction.

d. Participe aux réunions partenariales concernant les personnes fragilisées

e. Assume la responsabilité, sur son secteur du maintien des équilibres en volume d’heure, soit entre 1800 et 2500 heures mensuelles.

**7-** **Fonctionnement du service**

a. Assure le remplacement d’un responsable de secteur en cas d’absence,

b. Suggère à la Direction la mise en place de nouvelles offres en fonction des besoins identifiés,

c. Rend compte à la Direction, de l’activité de son secteur, des problèmes rencontrés dans la mise en place de l’aide,

d. Se met en relation avec la Direction pour tout problème organisationnel.

Cette liste d’activité n’est pas exhaustive. Ces activités pourront être complétées selon des nécessités de fonctionnement de la structure ou des besoins de la personne aidée.

**Compétences**
- Bonne connaissance des prescripteurs, des financeurs et du réseau partenarial,
- Bonne connaissance des personnes vulnérables (personnes âgées, personnes en situation de handicap, enfants),
- Bonne connaissance du cadre juridique (droit du travail, droit de la famille,),
- Aisance dans l’expression écrite et communication orale,
- Capacité à créer un réseau relationnel
- Assurer le suivi des procédures internes
- Maîtrise des logiciels bureautiques,
- Capacité d’organisation, à prendre du recul face à la pressio