Chargé(E) D'accueil Secrétariat Général

**Chargé d’accueil au secrétariat général H/F**
**_Cadre d’emploi : Adjoint administratif (36 heures hebdomadaires) _**
- Sous la responsabilité de la Direction Générale et plus particulièrement de l’assistante de Direction, _
- vous êtes chargé(e) d’accueillir, orienter et renseigner le public._***

**VOS MISSIONS
Renfort au secrétariat général et en polyvalence sur les missions de gestion du courrier et des courriels de la Mairie notamment en
- cas d’absence de l’assistant(e) administratif.
- Participe activement à la labellisation Qualivilles.
- Missions en Back office par roulement avec le/la collègue.
- Accueil - Standard- Accueil général de l’Hôtel de Ville
- Mise en attente et orientation des usagers et des visiteurs
- Information générale du public
- Remise d’un certain nombre de formulaires
- Gestion du planning des permanences
- Gestion du planning d’utilisation des salles de réunions et de cérémonies de l’Hôtel de Ville
- Gestion et tenue du calendrier du pool des véhicules auprès des services
- Réception des rendez-vous pour tous les services
- Accueil des rendez-vous du cabinet du Maire et Elus
- Vente de tickets de busphone
- Gestion des rendez-vous Avocat et Conciliateur
- Gestion des affiches d’animations associatives et d’information ministérielle
- Elaboration du rapport d’activités du service Accueil-Standard
- Réception et orientation des appels téléphoniques
- Répartition des appels, sélection des demandes, recherche et adaptation des demandes pour orientation
- Mise à jour du répondeur du standard téléphonique de la Mairie
- Gestion du tableau des statistiques de fréquentation du public et des appels téléphoniques dans le cadre de la Démarque Qualité
- Saisie des demandes de voirie sur l’outil CARL (GPSEO)

Secrétariat Général- Aide à la gestion informatisée du courrier sur le logiciel
- Aide à la gestion et traitement des mails de la ville
- Classement et préparation des trieurs/pochettes services en lien avec le service Courrier
- Tamponnage du courrier (Etat Civil, régie périscolaire, factures, CCAS ) en lien avec le service Courrier
- Distribution des pochettes de courrier dans les casiers des services en lien avec le service Courrier
- Mise à jour et tenue du tableau de suivi des arrêtés municipaux
- Organisation et planification de réunions
- Tâches administratives

Horaires
Poste à 36 heures hebdomadaires (polyvalence et roulement pour assurer l’ouverture et la fermeture de l’Hôtel de ville en
complémentarité avec les collègues).
Permanence le samedi matin sur le site de Romagné (roulement).

CYCLE 1 : Horaires de l’agent 36H (samedi travaillé) : REPOS LE JEUDI MATIN
Lundi, mardi, mercredi, vendredi : de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h30
Jeudi : de 13h30 à 17h30
Samedi : de 9h00 à 13h00

CYCLE 2 : Horaires de l’agent 36H (samedi non travaillé):
Lundi, mardi, mercredi, vendredi : de 8h45 à 12h00 et de 13h30 à 17h30
Jeudi : de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h30

**PROFIL DU CANDIDAT
- Bonnes connaissances des techniques d’accueil physique et téléphonique
- Bonnes connaissances en bureautique et secrétariat
- Bonne connaissance des Services municipaux.
- Aptitude à l’utilisation d’internet et des différents logiciels métier
- Discrétion et réserve professionnelle
- Sens de l’écoute et du contact avec le public
- Sens du service public et aptitude aux relations humaines
- Bonne maîtrise de la lecture et de l’écriture
- Grande rigueur et méthode
- Très bonne présentation et respect impératif des horaires
- Grande disponibilité et capacité d’adaptation aux nécessités de service

**AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL**
- Abonnement COS et CNAS
- Tickets restaurant
- Participation Mutuelle labellisée et Prévoyance
- Participation Abonnement Transport en commun
- Prime annuelle
- IFSE (Indemnité de fonctions, de sujétions et d’expertise)
- CIA (Complément indemnitaire annuel)
- Compte épargne-temps
- Utilisation du pool de véhicules pour déplacements professionnels