Gestionnaire Administratif

Rattaché à la ville de Nice, le Centre Communal d’Action Sociale emploie près de 600 agents pour un budget annuel de l’ordre de 80 millions d’euros.

Les actions sociales de proximité ont pour mission d’accompagner toute personne en difficulté à retrouver ou à développer son autonomie au quotidien, notamment dans le domaine social et médico-social.

Le CCAS de Nice oriente ses actions autour de deux populations : les personnes âgées et les personnes en situation de précarité ou de difficultés sociales. Ces interventions constituent un facteur de cohésion et de développement social sur le territoire de la ville de Nice.

**Contexte du recrutement et définition de poste**:
**Au sein de la Direction Vie des Seniors et Autonomie, le Service Social Seniors assure l’accueil, l’information et l’orientation personnalisée des personnes retraitées ayant un domicile fixe sur la commune de Nice, ainsi que de leur entourage et des professionnels les accompagnant. Il assure également l’accompagnement psycho-social des personnes en intervenant sur plusieurs axes de prise en charge : l’accès aux droits, la précarité, la perte d’autonomie et la protection des personnes vulnérables. Il joue enfin un rôle clé dans la mise en place et la coordination d’actions concertées avec l’ensemble du réseau partenarial.**

**Vous serez en charge de l’accueil téléphonique, des tâches administratives du service et de son responsable, ainsi que de la centralisation et de la gestion du courrier. Vous organiserez et coordonnerez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service. Vous gérerez l’agenda du responsable, serez un véritable appui dans son quotidien et assurerez l’interface entre ce dernier et les agents. Vous serez également le correspondant Ressources Humaines pour le service, en charge de la gestion administrative des absences et de la transmission des informations aux agents.**

**Vos missions principales seront**:

- L’accueil du public, des partenaires et des professionnels médico-sociaux:

- vous accueillerez, informerez, conseillerez et orienterez le public, les usagers et/ou leurs familles, ainsi que les professionnels et partenaires médico-sociaux,
- vous analyserez les situations sociales afin d’assurer une première évaluation et une orientation adaptée selon le contexte,
- vous ferez preuve de réactivité dans le traitement des situations sensibles, en toute autonomie,
- vous saisirez les informations administratives et médico-sociales des usagers dans le logiciel métier dédié.
- La gestion des tâches administratives:

- vous gérerez les courriers entrants et sortants et assurerez le suivi du circuit des signatures,
- vous rédigerez des courriers à destination des élus, syndics, partenaires et usagers à partir de rapports sociaux,
- vous rédigerez et mettrez en page les documents destinés à la signature de la Direction Générale,
- vous élaborerez et tiendrez à jour des tableaux de suivi,
- vous transmettrez les aides financières, enquêtes sociales et signalements aux autorités compétentes,
- vous répondrez aux différentes sollicitations/signalements par mail (Direction Générale, élus, Cabinet du Maire),
- vous mettrez en place un classement papier et numérique fonctionnel pour faciliter la recherche, la consultation et l’archivage,
- vous respecterez la réglementation du RGPD et mettrez à jour annuellement les données déclarées.
- L’élaboration, le suivi et la mise à jour des statistiques du service pour le rapport d’activités:

- vous élaborerez et actualiserez les tableaux de suivi.
- Le suivi des conventions du service:

- vous préparerez et instruirez les dossiers présentés en Conseil d’administration,
- vous rédigerez les projets de délibération et de convention.
- La préparation et le contrôle des dossiers à présenter à la Commission permanente:

- vous vérifierez l’ensemble des documents nécessaires.
- Le rôle de correspondant Ressources Humaines:

- vous gérerez l’administratif du service (absences, congés, formations, etc...),
- vous assurerez la transmission et le relais des informations RH.
- La gestion des moyens matériels et des commandes de fournitures de bureau du service, des territoires et des besoins de la DVSA.
- L’exécution de toute action permettant d’assurer la continuité du service public et des missions du C.C.A.S.

**Vos missions ponctuelles seront**:

- vous prendrez des notes et rédigerez des comptes rendus,
- vous organiserez la logistique des réunions (réservation de salle, envoi des invitations),
- vous gérerez l’agenda de votre supérieur et ses mails en son absence (prise de rendez-vous, adaptations éventuelles, etc...),
- vous préparerez les manifestations,
- vous contribuerez à l’amélioration des process internes,
- vous remplacerez, si nécessaire, d’autres agents administratifs sur différents sites afin de garantir la continuité du service,
- vous participerez aux événements exceptionnels (plan canicule, etc...),
- vous assurerez le remplac