Secrétaire Chargée D'accueil

**1- Présentation de l’Etablissement**

Situé sur les contreforts des Monts d’Or, dans la périphérie immédiate lyonnaise, il couvre 55,50 % de la superficie du département du Rhône (Ouest Lyonnais et Nord du Rhône) et 21 % de sa population (360 000 habitants). Etablissement public de santé mentale, crée en 1972, l’établissement accueille les enfants, les adolescents et les adultes. Sa capacité est actuellement de 298 lits et places d’hospitalisation, et une trentaine de structures extérieures réparties sur la moitié nord du département du Rhône. Depuis 2018 l'établissement a réorganisé ses secteurs en 2 pôles d'activité clinique de psychiatrie adultes, 1 pôle de pédopsychiatrie et 1 pôle transversal (UHCD, régulation, réhabilitation psychosociale, DIM, PUI, médecine générale et activités médiatisées). Le Centre Hospitalier abrite et gère la première structure médico-sociale du département accueillant exclusivement des personnes handicapées psychiques adultes, le Foyer d’Accueil Médicalisé « Les Cabornes ». Par ailleurs, pour assurer une continuité pédagogique des enfants hospitalisés, l’établissement héberge une structure scolaire de l’Education Nationale, l’école « Beaujard ».

Le Centre Hospitalier est membre du Groupement Hospitalier de Territoire Rhône Nord Beaujolais Dombes et développe une coopération avec l’Hôpital Nord-Ouest à Villefranche sur Saône.

**2. Présentation du pôle**:
**Le Pôle de Psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent I14** couvre le territoire géographique des cantons de Anse, Belleville/Saône, Gleizé, L’Arbresle, Le Bois d’Oingt, Limonest, Neuville/Saône (rive droite Saône), Tarare, Thizy les Bourgs, Villefranche/Saône, et Le 9ème arrondissement de LYON. Il met à disposition des patients des hôpitaux de jour enfants et adolescents et des structures ambulatoires. Les équipes de soins sont pluridisciplinaires : pédopsychiatres, psychologues, psychomotriciens, orthophonistes, cadres, assistants de service social, infirmiers et éducateurs.

**Maison des Adolescents**:
La Maison des Adolescents (MDA) est un dispositif ayant pour missions : l’accueil, l’information, la prévention et la promotion de la santé, l’accompagnement et la prise en charge multidisciplinaire (généralement de courte durée) des adolescents et jeunes adultes (11 à 25 ans), de leurs familles et des professionnels qui les entourent.

**3. Missions**:
La secrétaire est à l’interface entre le public, les partenaires et l’équipe pluridisciplinaire. Elle contribue à la prise en charge globale du public accueilli à la MDA par:

- La maitrise des techniques d’accueil et de communication.
- La maitrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Canva )
- La coordination du parcours de l’usager.
- La continuité de la prise en charge administrative de l’usager.

Activités:

- Accueillir le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels, identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence.
- Réaliser la prise de rendez-vous.
- Gérer, traiter et coordonner la prise en charge.
- Frapper les comptes rendus, mettre en forme les documents et gérer les dossiers.
- Traiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
- Maitriser les outils informatiques de planification, de validation et de frappe de comptes rendus.
- Participer à des groupes de travail et nourrir une réflexion sur l’amélioration des pratiques.
- Participer à la mise en place de nouvelles activités.
- Participer à l’analyse des pratiques professionnelles.
- S’inscrire dans une démarche de formation continue, participation aux colloques des Maisons des Adolescents national et régional.
- Participation au rapport d’activité annuel de la structure.

**4. Principaux liens fonctionnels**:
**Internes au pôle**:

- Equipe pluridisciplinaire,
- Assistante collaboratrice de Pôle,

**Externes au pôle**:

- Partenaires du CMP (écoles, PMI, RASED, MECS, services sociaux, professionnels libéraux, hôpitaux et clinique du secteur, ISM interprétariat ).

**5. Compétences requises**:
**Prérequis pour le poste**:

- Techniques d’accueil physique et téléphonique.
- Organisation et fonctionnement interne de l’établissement.
- Charte éthique de la Maison des Adolescents.
- Internet/intranet.

**Qualités et compétences requises**:

- Connaissance du dispositif public de psychiatrie, de son organisation et sa règlementation,
- Qualités relationnelles et sens de la communication,
- Réactivité, sens des priorités dans l’organisation du travail,
- Respect du secret professionnel et de la confidentialité,
- Capacité d’initiatives, d’autonomie et d’adaptation,
- Esprit d’équipe,
- Qualités rédactionnelles,
- Avoir le sens de l’accueil et de l’écoute.
- Savoir transmettre à qui de droit les informations indispensables à la continuité du fonctionnement de la MDA.
- Avoir une capacité d’adaptation aux différentes situations professionnelles rencontrées.
- S’intégrer facilement à un groupe de