Assistant D'agence

Le Groupe NICOLLIN s’est construit depuis plus de 80 ans autour de valeurs simples : l’humain et le sens du travail bien fait. Ainsi, grâce à son expérience et à ses valeurs, le Groupe NICOLLIN est devenu une entreprise de services reconnue. Aujourd’hui le Groupe NICOLLIN compte 12000 salariés, réalise un CA de 700M € en France (Métropolitaine et DOM-COM) et se structure autour de 3 pôles d’activités : NICOLLIN Environnement (Gestion des déchets et propreté urbaine), NICOLLIN Services (Nettoyage industriel, sécurité, accueil ) et NICOLLIN Eau (Gestion de l’eau, assainissement).

Dans le cadre de sa croissance, le Groupe NICOLLIN recherche un(e) assistant(e) d’agence basé(e) à Chanteloup-les-Vignes (78) en CDI.

**Vos missions**:
Administration du personnel:

- Elabore les contrats de travail et avenants des ouvriers, employés et agents de maîtrise
- S'acquitte des formalités administratives relatives à l'embauche d'un salarié (DPAE, Vérification pièces d’identité )
- Tient à jour les dossiers du personnel physiques et dématérialisés
- Gestion des absences (congés, maladies, accidents du travail )
- Tenue du registre unique du personnel
- Gestion de la médecine du travail
- Aide à l'élaboration des plannings de travail du personnel
- Gestion des intérimaires

Processus de paie:

- Assure le contrôle et la transmission des données variables de paie au service central de paie (maladie, congés payés, primes )
- Assure le suivi des plannings du personnel (absences, congés,)
- Assure le suivi et le contrôle des temps de travail (saisie et suivi des pointages,)
- Suivi des heures supplémentaires
- Interlocuteur des organismes sociaux (Pôle Emploi, CPAM, URSSAF )

Procédures du Groupe:

- Applique et fais appliquer les différentes procédures RH au quotidien (disciplinaires, inaptitudes, prévoyance,) selon les directives du Groupe en utilisant les moyens à sa disposition (procédure RH, consultation service RH-juridique )
- Assure le suivi des formations obligatoires en collaboration avec le service formation (FCO, CACES )
- Prise en charge des entretiens professionnels formation
- Participe aux dossiers de transferts de personnel dans le cadre des appels d’offres

Enregistrements informatiques des documents comptables fournisseurs, clients et divers:

- Saisie comptable des factures fournisseurs : réceptionner, contrôler, transmettre pour signature, saisir les éléments sur le logiciel dédié, assurer le transfert de tous les éléments pour le règlement auprès du siège, assurer le classement de ces pièces
- Réalise les tableaux de bord mensuel des dépenses (bordereau d’envoi des factures fournisseurs, bordereau des provisions pour factures non reçues - commande en cours )
- Assure le suivi des réclamations fournisseurs (contrôler l’engagement de la facture)
- Etablit les notes de frais des salariés après vérifications des éléments fournis
- Contrôle les saisies des bons de prestations ou de pesées pour l’établissement de la facture client
- Edite et vérifie les factures clients
- Mets les factures clients sous pli, en assure l’envoi et classement des doubles de factures

Missions relatives à l’exploitation:

- Elabore les tableaux de bord d’exploitation et veille à leur suivi (gasoil, parc véhicule sur le logiciel KAYA,) en collaboration avec les agents de maîtrise.

Missions liées aux tâches administratives quotidiennes:

- Assure l'approvisionnement en fournitures de bureau
- Se charge de faire effectuer les travaux de maintenance des matériels de bureau (appel des services et fournisseurs adéquats)
- Rédige les divers courriers et effectue les travaux administratifs demandés par la Direction

Missions diverses:

- Réception des appels téléphoniques et orientation des correspondants
- Accueil des visiteurs à l’agence
- Rédaction de courriers, des notes d’informations et de service à la demande de la Direction

**Vos compétences**:

- Vous avez une expérience de 3 ans sur un poste similaire
- Très bonnes capacités orales et rédactionnelles,
- Compétences techniques avérées dans le domaine d’activité,
- Force de proposition,
- Maitrise des outils du pack Office,
- Esprit de synthèse,
- Sens de l’organisation,
- Capacité d’adaptation à toutes situations et à tout type d’interlocuteur grâce à une aisance relationnelle,
- Disponible et réactif,
- Grand sens de la discrétion et de la confidentialité.

**Ce que nous proposons**:

- Salaire : Selon expérience
- 13ème mois + participation
- Tickets restaurant
- Primes vacances
- Mutuelle d’entreprise

**Rejoindre le Groupe Nicollin c’est**:

- Rejoindre un groupe qui ne cesse de se développer
- Intégrer des équipes dynamiques
- Rejoindre une entreprise avec un esprit familial

GNA