Assistant Administratif Formation

**Offre d’emploi - Assistant.e adminitratif.ve de Formation**

L’association Evasion en Pays d’Accueil et de Loisirs a été créée le 24 mars 1982. L’association a grandi et développé rapidement ses activités durant ces 20 dernières années. Afin de donner plus de transversalité à son organisation, l’association EPAL recrute son responsable de Pôle Formation.
Au sein de l’association, le service Point de repères a été créée en 2004 par l’équipe de professionnels en vue de répondre à une demande des établissements du secteur médico-social. Le secteur bénéficie aujourd’hui à des éta
- blissements sur toute la région Bretagne et notamment en Ille et Vilaine et Finistère.
D’abord sollicité pour de l’analyse de la pratique des professionnels, Point de repères est aujourd’hui reconnu pour ses formations pédagogiques également, dans le médico-social, l’insertion ou encore la petite enfance.
L’association organise également la formation de ses animateurs de séjours et assure pour le compte de l’UBAPAR, l’organisation des sessions de formations BAFA/BAFD des futures animateurs et directeurs d’accueil collectif de mi
- neu ou séjours de vacances pour mineurs.
Ces deux volets font partie intégrante du service formation de l’association.

Dans le cadre de la certification QUALIOPI, il est demandé aux organismes de formation de s’inscrire dans une dé- marche qualité, demandant une évaluation permanente de ses actions, afin d’être dans une amélioration continue de ces dernières. Au sein du service Point de repères, l’Assitant.e vient en soutin sur l’ensemble des volet de la formation et contribue à garantir le cadre administratif fixé pour répondre à cette démarche qualité.

Le Pôle Formation de l’association EPAL cherche une ou une assistant.e administratif/tive de formation pour venir en soutien au responsable de Pôle et en relation avec les professionnels intervenants dans ce champ d’action.

Placé.e sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du responsable de Pôle Formation, elle.il aura pour missions:
**Missions**:

- **Suivi et gestion administrative des vacataires et saisonniers**:

- Dossier administratif, éléments de preuves, ordre de mission, évaluation
- **Gestion administrative et des actions de formation du Pôle**:

- Suivi de l’état des inscriptions et relance des stagiaires/ collectivités/établissements médico-sociaux si besoin, éditions des convocations, renseignement des bases de gestion des actions, envoi des attestations, préparation et suivi des envois du dossier intervenant et du dossier stagiaire
- **Gestion administrative et financière des actions**:

- Récupération et relance des pièces administratives (feuilles d’émargements, factures, frais des formateurs )
- Transmission des informations utiles à la comptabilité
- **Gestion logistique des actions de formation**:

- Gestion des plannings des vacataires, de l’organisation des salles (réservation, préparation, repas) et préparation des documents pédagogiques en liens avec les formations dispensées.
- **Administration des supports de communication du service**:

- Participation à la construction du catalogue, actualisation du site internet
- **Participation aux temps de regroupement du Pôle et de l’association**

**Connaissances**:

- Bonne maîtrise du cadre juridique de la certification QUALIOPI
- Solides connaissances des règles légales et juridiques en matière d’emploi et de formation

**Compétences techniques**:

- Sait organiser son travail et ses missions en autonomie
- Excellente maitrise de l’écrit français
- Bonnes capacités de communication que ce soit à l’oral ou à l’écrit
- Capacité d’analyse et de synthèse

**Aptitudes comportementales et relationnelles**:

- Sait tenir informé son responsable d’éventuelles difficultés ou évènements rencontrés
- Sait écouter et communiquer avec bienveillance dans la relation client et aux vacataires
- Sait prendre l’initiative d’interpeller sur les dossiers communs ses collègues sous une forme qui permette l’échange positif et constructif
- Sait agir en réactivité face à une modification administrative de dernière minute en lien avec l’activité du secteur
- Participe activement aux temps d’équipe et sait être force de proposition

**Informatique**:

- Excel : Sait remplir des outils de suivi efficients partagés pour suivre l’activité.
- Word : maîtrise du publipostage et de la mise en page de courriers
- Web : sait modifier/actualiser les éléments d’une page internet
- Maîtrise des outils collaboratifs Google Drive et Office 365 en vue de travailler sur des documents partagés

**Formation attendue**:
Titre professionnel : Assistant PME/TPE d’administration et de communication commerciales

Vous êtes dynamique, et aimez travailler en autonomie, avec une équipe à distance et une grande polyvalence dans l