Stagiaire Assistant de Gestion

Stagiaire Gestion Administrative (H/F) - 2 mois

**Entreprise**: AWARE 360 (Agence de communication & social media)
**Lieu**: [Paris 12 / Ivry-sur-Seine] - présentiel (possible 1-2 jours hybride selon profil)
**Durée**: Stage 2 mois - Temps plein (35h)

À propos d’AWARE 360

Agence créative 360° (social media, tournage, événementiel, e-commerce), AWARE 360 accompagne des marques et événements sportifs/food/lifestyle. Nous renforçons l’équipe support pour fiabiliser l’admin, la facturation et l’organisation interne.

Votre mission

Rattaché(e) à la Direction/Office Manager, vous contribuez au bon fonctionnement administratif de l’agence:

- **Administration quotidienne**: gestion de l’accueil, agenda et **boîtes mail** (tri, priorisation, réponses simples), rédaction de **courriers/attestations**.
- **Facturation & achats**: préparation **devis/factures**, suivi règlements, **relances** clients, collecte **Bons de Commande**, classement pièces, suivi **fournisseurs** (bons de livraison, factures, avoirs).
- **RH admin (stage)** : dossiers stagiaires/alternants, **conventions**, planning, **notes de frais** et **feuilles de temps** (contrôles de base).
- **Qualiopi/OPCO (support)** : mise à jour **procédures**, **preuves** et tableaux de suivi, classement **Drive**, préparation de **dossiers** simples.
- **Outils & data** : mise en forme **tableurs**, **tableaux de bord**, MAJ bases (Clients/Prestataires), **naming** et **archivage** propres.
- **Logistique & événements (ponctuel)** : réservations (salles, transports), **inventaire** matériel (caméras, lights, micros), petits achats, feuilles de route.
- **Conformité & RGPD (basique)** : modèles de **consentement**, check **droits à l’image**, classement sécurisé.

Profil recherché
- Formation **Bac+2/+3** en gestion/administration/assistanat (BTS **GPME**, SAM, CG, BUT GEA ).
- À l’aise avec **Google Workspace** (Docs, Sheets, Drive), **Excel** (formules de base), et outils collaboratifs (Notion/CRM ou équivalent).
- Orthographe soignée, **rigueur**, sens des priorités, **discrétion**.
- Appétence pour la **méthode** (procédures, checklists) et l’**organisation**.

Soft skills
- **Carré(e) & fiable** : tu sécurises l’info et respectes les délais.
- **Proactif(ve)** : tu anticipes, tu proposes des améliorations simples.
- **Service-oriented** : tu facilites la vie des équipes créa/commerciales.
- **Confidentiel(le)** : tu gères des documents sensibles sans faille.

KPI & objectifs (adaptés à 2 mois)
- **Taux de réponses** boîtes mail sous 24-48h.
- **Délai de traitement** devis/factures (créa → envoi).
- **Complétude documentaire** (dossiers RH/Qualiopi/OPCO) ≥ 95 %.
- **Taux de conformité** nommage/archivage Drive.
- **SLA logistique** (réservations/achats) respecté.

Ce que nous offrons
- **Encadrement** : méthodes, modèles (devis, factures, relances), checklists.
- **Montée en compétence** : Qualiopi/OPCO, data admin, organisation d’agence.
- **Environnement créatif** + immersion tournages/événements selon actus.
- **Avantages** : remboursement transport (50 %), matériel, ambiance d’équipe.
- **Gratification** : selon réglementation en vigueur.

Type de poste

Stage (2 mois) - Temps plein.

Candidature

Envoyez **CV** + quelques lignes sur vos **motivations** (et, si possible, votre **profil LinkedIn**) via Indeed.
Objet recommandé **:“Stage Gestion Admin 2 mois - [Votre Nom] - AWARE 360”**.

**Job Type**: Internship
Contract length: 2 months

Pay: 1,732.50€ - 2,801.64€ per month

Work Location: In person