Office Manager

**Novethic, L'accélérateur de transformation durable du Groupe Caisse des Dépôts**

À la croisée des stratégies de finance durable et des pratiques de responsabilité sociétale des entreprises, Novethic déploie ses expertises - média, recherche, audit et formation - pour permettre aux professionnels de relever les défis de la transformation durable. Dans le cadre de son développement Novethic est à la recherche son/sa futur(e) Office Manager.

Novethic a des ambitions de développement important dans un marché en pleine explosion. Pour y arriver nous pouvons compter sur nos équipes expertes ainsi que sur les talents de demain.

**3 raisons de nous rejoindre**
- Nous avons un véritable impact sur la vie de nos clients, c’est pourquoi nous mettons toute notre énergie et notre exigence pour proposer la meilleure expérience à tous les niveaux
- Nos équipes sont engagées et aux profils très variés
- Nous aidons chacun à grandir avec des rituels de feedback et de formation

**Nous rejoindre en tant qu’Office Manager**
- **Vie au bureau**
- Organisation des évènements qui jalonneront la vie du bureau au fil de l’année, contribuant activement à renforcer la cohésion d’équipe et le partage d’information
- Gestion du bureau avec nos partenaires dédiés : propreté, thé/café, fournitures, entretien, aménagement, maintenance des bureaux, décoration et mobilier
- Correspondance informatique
- Amélioration continue des locaux et création d’un cadre chaleureux au travail
- Participation au développement QVT, RSE et marque employeur en collaboration avec les RH
- **Assistanat Pôle Formation**
- *Gestion des inscriptions aux sessions inter-entreprise :_
- Répondre aux demandes de renseignement, inscription des apprenants, collecte et vérification des informations administratives et des conventions de formations
- Traiter les demandes d’inscription et produire la documentation liée aux prestations de formation (convocations, conventions de formation, attestations de fin de formation, certificats de réalisation, transmission des éléments de facturation )
- Relancer les demandes d’inscription non finalisées
- *Suivi pédagogique et logistique des formations :_
- Organiser les formations et veiller à leur bon déroulement
- Coordonner la participation et les agendas des intervenants internes et externes
- Préparer les sessions de formation : liste des participants, émargement (Edusign), envoi des quiz de préparation, aide à la finalisation des supports de formation
- Assister les formateurs et/ou prestataires de formation sous-traitants : préparation et/ou mise en forme des activités pédagogiques (supports de cours, aide à la réalisation d’E-learning, à la conception d’exercices, enquêtes d’évaluation )
- Assurer la gestion logistique des formations réalisées en présentiel ou à distance : accueil et accompagnement des apprenants
- Réaliser le suivi de l’activité, notamment le reporting des formations réalisées et le suivi des évaluations
- Ouvrir, suivre, mettre à jour et archiver les dossiers des actions de formation
- *Général :_
- Mettre à jour les supports de promotion et de facilitation des formations on et off line (catalogue, fiche formation, articles )
- Veiller à l’adéquation des formations Novethic avec le label de qualité Qualiopi
- Assister la direction de l’organisme de formation Novethic dans la conduite de ses projets
- Suivre le planning des formations
- Gérer les prestataires de formation et sous-traitants : devis, demande d’achat, facture
- Mettre à jour le catalogue de formation notamment les fiches formation en ligne (contenu, date, objectifs)
- **Administratif**
- Accès et gestion de l’agenda de la Directrice Générale et positionnement de réunions
- Organisation des déplacements professionnels des équipes
- Accueil physique et téléphonique : capacité et filtrer et identifier les interlocuteurs, être en mesure de renseigner certaines demandes
- Rédaction de courriers de réponses, mails, notes et comptes-rendus de réunion
- Traitement du courrier entrant et sortant

**Ton profil**

De niveau Bac+2 minimum, tu disposes d’une expérience d’au moins 5 ans en tant qu’Office Manager, Assistant-e de gestion, Assistant-e administratif ou sur un poste similaire, et:

- Tu as un excellent sens de l’organisation et aimes l’autonomie
- Tu maîtrise Excel et autres outils informatiques (CRM) comme personne
- Tu es force de propositions et orienté.e problem-solver
- Gérer l’administratif est fluide pour toi : tu le fais rigoureusement et efficacement tout en sachant prioriser tes missions
- Tu cherches toujours à optimiser les processus de travail, afin d’améliorer ton quotidien et celui des autres
- Confidentialité est ton mot favori
- Tu es doté.e d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
- Tu es reconnu.e pour ta bonne humeur véhiculante et ton dynamisme à to