Assistant (E) Administratif Vie Associative/ Dialogue Citoyen-assistant(E) Contrôleur de Gestion (H/F)

**Activités principales**
- Aide à la préparation administrative et technique des dossiers et des réunions
- Aide à la centralisation administrative des échanges et prépare les réponses aux courriers, mails, demandes émanant du portail citoyen des administrés et des associations (subventions)
- Effectue la mise à jour des données concernant les associations
- Etablit les bons de commande et les mandats pour les services
- Participe à l’élaboration du rapport d’activités des services
- Assure le suivi, le classement et l’archivage des dossiers physiques et dématérialisées dans le respect de l’arborescence des services
- Assure le suivi et l’élaboration des conventions de mise à disposition des locaux pour le bénéfice des associations
- Assure le suivi et la mise à jour du tableau de bord des formations sécurité-incendie pour les associations
- Aide à la réflexion et mise en place du projet de maison des associations place des salines - création des outils administratifs de gestion en concertation avec l’équipe.
- Aide à la préparation et à la participation au forum bi-annuel (21 juin) ainsi qu’à la préparation de la soirée des associations (13 novembre)
- Assure la gestion administrative et informatisée des demandes / réservation de salle (bon d’intervention, bon de travaux sur ATAL)
- Assure les réservations de salles, envois de mails et/ ou de courriers pour les jeunes du Conseil Municipal des Jeunes et les jeunes du Conseil des Jeunes Adultes
- Assure le traitement des demandes de la fête des voisins avec la chargée de mission
- Participe en lien avec le contrôleur de gestion à l’analyse des demandes de subventions et à l’élaboration du rapport présenté aux élus
- Participe à la production des documents supports à la CCSPL (Commission Consultative des Services Publics Locaux)
- Préparation du tableau global annuel de la politique tarifaire de la ville
- Participe à la gestion et au suivi des recherches de financements extérieurs à la collectivité

**Activités secondaires, accessoires, saisonnières**
- Assure la communication de proximité (boîtage des courriers par exemple)

Assure la gestion et le portage du courrier en cas d’absence du secrétaire administratif du service Relation Citoyens
- Assure l’intérim en cas d’absence du gestionnaire de salle

**Savoir**

Maîtrise de l’outil informatique (Pack Office et Outlook)

Logiciels internes ATAL, ASTRE, PORTAIL CITOYEN

Maîtrise de l’orthographe et des règles de secrétariat

Connaissances en comptabilité et analyse de données financières

Connaissance des procédures budgétaires et financières

Connaissances dans le classement et l’archivage

Connaissance de la fonction publique et des procédures internes à la collectivité

**Savoir-faire**

Connaissance du tissu associatif local

Capacité à travailler en équipe

Capacité à rendre compte à la hiérarchie

Excellent rédactionnel et capacité de synthèse

**Savoir-être**

Réactivité et tenue des délais

Diplomatie et excellent relationnel

Rigueur et organisation

Être force d’initiative et de proposition

Ouverture d’esprit et capacité à se former

Confidentialité

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : à partir de 1 600,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Expérience:

- Contrôle de gestion: 1 an (Optionnel)
- Microsoft Excel: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 10/04/2025