Assistant(E) D'agence Btp

**À propos de nous**

TMA Menuiserie est une entreprise à taille humaine et indépendante spécialisée dans la menuiserie extérieur (Aluminium, PVC, bois) et aménagement intérieur (Cuisine, dressing...) basée à Beaucouzé.

Elle apporte à ses clients privés, aux collectivités, aux entreprises et aux particulier une réponse de proximité et performante pour la réalisation de travaux de menuiserie extérieur et d'aménagement intérieur sur mesure grâce à ma grande expertise technique de ses équipes.

Points clés de notre environnement de travail:

- Ambiance de travail conviviale
- Opportunités d'évolution
- Axée collaboration
- Repas fourni

Nous recherchons un(e) Assistant(e) d'agence pour rejoindre notre équipe. Vous serez responsable de fournir un excellent service client et de soutenir les activités administratives de l'agence. Vous êtes à tout moment ambassadeur de l’entreprise.

L’assistant(e) travaille en totale collaboration avec les chargés d’études de prix, les chargés d’affaires et les conducteurs de travaux.
- Téléchargement et dépôt des appels d’offre
- Montage et gestion administrative des dossiers (papier et numériques) et en assurer le suivi jusqu’à la réception et l’archivage
- Mise en forme et transmission des devis
- Participer à la rédaction des courriers liés à la gestion des affaires
- Mettre à jour la base de données clients, sous-traitants,
- Aider les conducteurs sur la gestion des ressources (intérimaires, sous-traitant )
- Préparer et envoyer les situations de travaux aux clients en vu de la facturation

Responsabilités:
**Accueillir et traiter les demandes des clients**
- Enregistrer les demandes avec éventuellement une première analyse de leurs demandes
- Etre à l’écoute de leurs besoins et de leurs préoccupations
- Filtrer les appels
- Orienter les appels des clients et différentes relations de l'entreprise vers les services adéquats

**Constituer les dossiers administratifs des chantiers**
- Effectuer les démarches administratives dans les délais
- Respecter les exigences des différents dossiers
- Répertorier les formalités en fonction de la nature du dossier

**Suivre les chantiers administrativement**
- Mettre à jours les dossiers administratifs des chantiers
- Relancer les conducteurs de travaux pour élaborer les situations et facturations en cohérence avec l’avancement du chantier
- Etablir la facturation (Facturation, Situation de travaux, DGD)
- Tenir à jour le fichier clients
- Etablir des courriers types

**Suivre les dossiers de certifications (Qualibat, FNTP, UIE)**
- Se tenir informer des procédures et règlementations

**Saisir et vérifier les échéanciers de situation et facturation**
- Suivre les paiements direct et délégations de paiement avec le service comptable

**Maitriser la procédure de déclaration de sous-traitants dans le cadre de marché privé et public**

**Clôturer les chantiers**
- Suivre les encaissements avec la comptabilité clients
- Vérifier le cas échéants les décomptes des sous-traitants
- Etablir les DGD
- Alerter lors d’une réclamation d’un maître d’Ouvrage ou d’un maître d’œuvre
- Suivre en binôme avec la comptabilité client, les cautions et garanties

**Organiser et assurer la logistique administrative et informatique de l'entreprise**
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Organisation administrative et informatique
- Veiller à garder une trace écrite, à éviter tout litige ou contentieux

**Archivage**

Expérience:

- Expérience préalable dans un poste similaire au sein d'une agence dans le BTP
- Connaissance des tâches administratives courantes
- Maîtrise des outils bureautiques tels que Microsoft Office

Compétences requises:

- Connaissances juridiques du code de la construction, des appels d’offres privés et publics
- Aisance relationnelle
- Sens aigu du contact et du service
- Gérer une affaire client de A à Z
- Synthétiser et transmettre des informations
- Avoir le sens des initiatives
- Gérer et hiérarchiser les priorités
- Gérer les imprévus
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, y compris Word, Excel et PowerPoint

Si vous êtes une personne organisée, orientée client, capable de travailler dans un environnement dynamique avec un fort sens de l’intérêt commun et le goût pour le travail en équipe, vous vous épanouirez chez TMA Menuiserie Postulez dès maintenant pour rejoindre notre équipe en tant qu'Assistant(e) d'agence.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 24 000,00€ à 36 000,00€ par an

Avantages:

- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Repos le week-end
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel