Secrétaire Pédagogique Département Gea

**À propos de nous**: Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ». **Mission**: L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique (F/H) au sein du département Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) - **Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD** **à temps incomplet (50%).** Placé sous l'autorité de la responsable du pôle secrétariat pédagogique, et sous la responsabilité du chef de département et de la direction administrative de site, le secrétaire pédagogique de département contribue aux missions du pôle secrétariat de département dans les activités suivantes: - Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants en formation initiale et en alternance. - Être l'interface entre les étudiants et les enseignants. - Gérer les conventions de stages des étudiants en fonction du calendrier des stages. - Gérer le contrôle d'assiduité des étudiants en alternance et le suivi des pénalités d'absence. - Saisir les notes, éditer les PV de jurys. - Afficher les résultats et éditer les relevés de notes. - Assister aux réunions du département et en rédiger les relevés de conclusions. - Réceptionner les commandes de fournitures et assurer une assistance aux enseignants et intervenants. - Assurer un appui à l'événementiel en tant que de besoin. Contraintes particulières : Pics d'activité prévisibles et réguliers ; accueil des étudiants **Informations complémentaires**: Catégorie et corps : C - Adjoint Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41 Structure d'affectation et localisation : DAS IUT Département GEA - Campus de Draguignan Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 761,82€ Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement **Profil**: Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP **Connaissances**: - Techniques d’accueil, de gestion administrative et de secrétariat - Fonctionnement administratif universitaire - Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, stages, jury) - Organisation et missions d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) **Compétences opérationnelles**: - Accueillir les populations concernées - Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation - Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office) - Utiliser les logiciels métiers Apogée, Hyperplanning, - Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail) - Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information - Travailler en équipe - Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie **Compétences comportementales**: - Sens de l’organisation - Rigueur - Sens du service public - Disponibilité