Assistant de Direction Du Maire-président Et Des

**Description offre **:**Cadre d’emplois**:Adjoints administratifs ; Rédacteurs
**Type d’emploi**: Contractuel ou Statutaire
**Poste à pourvoir le**: 1er février 2025
**Temps de travail** : Temps complet

**Date d’entretien**:mercredi 18 décembre 2024 (après-midi)**

L’assistant.e du Maire-Président et des élus de Mayenne Communauté joue un rôle essentiel de coordination. Ce poste nécessite une étroite collaboration avec la Directrice de Cabinet qui assure le lien politique entre le Maire-Président, le Directeur Général des Services et les différentes directions.

L’assistant.e du Maire-Président travaille en binôme avec l’assistante du Directeur Général des Services (DGS) afin de garantir la continuité et la fluidité des échanges entre le cabinet et le DGS. Ce binôme contribue à la synergie des services, permettant ainsi un fonctionnement fluide et réactif.

Vous travaillez de manière transversale avec l'ensemble des services de la collectivité et gérez les retours d'informations concernant les dossiers en cours (en lien avec la Directrice de Cabinet).

Votre implication sur le bon suivi du courrier et notamment pour les réponses sensibles auprès des administrés est indispensable.

**Vos missions**:

- 1/_ _Fonction d’accueil :_
- Accueil physique au secrétariat, orientation des usagers, des élus, des agents et des représentants institutionnels ;
- Réception et filtre des appels des partenaires et des administrés ;
- Transcription, priorisation et transmission des messages téléphoniques et informatiques ;
- Réception et filtre des appels et des administrés ;
- Réception et traitement des courriers, mails (externes et internes) en respectant les délais de réponse et l'arbitrage de la Directrice de Cabinet ;
- S'assurer des suites à donner aux différentes communications téléphoniques, courriels et courriers en accord avec la Directrice de Cabinet ;
- Veiller au bon équilibre du contenu des agendas (Maire président, élus, direction).
- 2/ Organisation des réunions et rendez-vous du Maire-Président et des élus :_
- Gérer l’agenda en fonction des priorités du Maire-Président (rendez-vous, démarches à suivre) ;
- Gérer les présences des élus aux réunions, invitations, inaugurations, manifestations, préparation des dossiers et éventuellement des comptes rendus ;
- Assurer le suivi de la relation avec les collectivités et organismes dans lesquels M. Le Maire-Président assure un mandat ou une délégation ;
- Planifier et organiser la logistique de réunions ;
- Organiser les déplacements professionnels de M. Le Maire-Président ;
- Remonter les informations concernant le Maire-Président ou les élus à la Directrice de cabinet ;
- Gestion administrative et organisationnelle des cérémonies (vœux, inaugurations, cérémonies commémoratives) ;
- Vérification et veille sur les listes de diffusion.
- 3/ Fonction de secrétariat :_

A la demande de la Directrice de cabinet:

- Préparation des dossiers du Maire-Président (ordres du jour, compte rendu, courriers, rapports, supports divers de réunion...) et de certains élus ;
- Préparation de notes synthétiques ;
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques pour le Maire-Président et pour certain élus ;
- Diffusion d’informations auprès des élus et des directions ;
- Réception, tri et suivi des correspondances et des parapheurs pour signatures.
- 4/ Missions ponctuelles :_
- Gestion des rendez-vous des permanences juridiques ;
- Gestion des demandes d'inaugurations et attributions de médailles, distinctions et récompenses diverses ;
- Renfort au service administration générale, secrétariat direction générale des services, instances ;
- Organisation du planning des astreintes et des mariages en collaboration avec le service de l'Etat civil.

**Profil recherché **:**Votre profil**:

- Grande empathie et grande capacité d'écoute ;
- Bonne présentation, qualités relationnelles et sens de la communication ;
- Sens de l'organisation, rigueur, esprit d'analyse et de synthèse, qualités rédactionnelles ;
- Grand respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Grande disponibilité, sens de l'organisation et de l'anticipation, réactivité et rigueur ;
- Polyvalence et capacité à travailler en équipe, polyvalence ;
- Maîtrise de l’outil informatique, notamment les logiciels de bureautique ;
- Maîtrise des supports de communication : téléphone, informatique dont visioconférences ;
- Bonne connaissance des compétences des collectivités locales et de celles des institutions externes et partenaires ;
- Bonne maîtrise et gestion des appels téléphoniques.

**Diplômes et expérience requise**:
Niveau Bac+2 ; BTS ; DUT avec une spécialité : Assistant de gestion de PME-PMI / Assistant manager / Gestion administrative et commerciale/ Gestion des entreprises et des administrations option petites et moyennes organisations

Expérienc