Assistant(E) Admnistration Export

**A propos de l'entreprisse**

Piex est un établissement pharmaceutique autorisé par l'Agence Nationale de Sécurité du Médicament (ANSM), et soumis aux Bonnes Pratiques de Distribution en Gros (BPDG).

Piex est un établissement pharmaceutique autorisé (MD 19/190 du 17 octobre 2019) à exercer des activités de distributeur en gros à l’exportation de médicaments à usage humain telle que prévue au Code de la Santé Publique et est spécialisé dans la distribution de médicaments et de produits d’hygiène et de soins corporels vers les territoires d’Afrique francophone et anglophone.

Piex stocke des médicaments des produits d'hygiène et de soin, des dispositifs médicaux devant être manipulés avec précaution. La qualité des opérations et le respect des procédures doivent être rigoureusement appliqués dans tous les établissements.

**A propos du poste**
- L'Assistant(e) Administratif(ve) Import gère la gestion administrative et logistique des Exports de marchandises. Il/elle veille à la bonne exécution des commandes et à la conformité des documents afférents._

**Responsabilités**
- _**Gestion des commandes Clients**_
- **Assure le traitement des commandes clients de sa réception et jusqu’à son expédition**_
- _Analyser la commande reçue par EDI (Incoterm, arrondi au carton standard, conditions de vente, transitaire, mode d’expédition, tarification )_
- _Saisir en offre/devis la commande reçue hors EDI_
- _Élaborer et suivre les proforma_
- _Demander au client une autorisation préalable pour les produits dont la date de péremption est proche, si besoin_
- _Gérer les unités gratuites_
- _Gérer les expéditions d’unités pour enregistrement sur les territoires (visas)_
- _Vérifier les colisages_
- _Imprimer le bon de préparation et l’étiquette_
- _Vérifier les colisages transmis par le magasin_
- _Saisir le colisage et valider la facture_
- _Traiter le DESADV_
- _Éditer les étiquettes d’expédition_
- _Intégrer Easylog_
- _Déclarer les exportations et enregistrer les sorties de stock sur le logiciel Easylog_
- _Actualiser SAP du statut d’intégration dans Easylog_
- _Préparer les enlèvements par transitaire_
- _Relancer le transitaire ou le transporteur_
- _Traiter et suivre les preuves d’exportation (IMA et ESO)_
- _Actualiser le statut « visa douane » dans SAP (IMA ou ESO reçus)_
- _Classer et archiver les bons de préparation_
- _**Relation client**_
- _Traiter les commandes clients : grossistes français, clients directs, pharmacies, clients francophones, anglophones et CEI_
- _Reporter aux clients les informations demandées_
- _Assurer une écoute attentive et un suivi des demandes clients_
- _Mettre à jour les fiches partenaires_
- _**Gestion des Marchandises**_
- _Rapprocher la réception des marchandises de la commande d’achat_
- _Effectuer un suivi régulier avec les laboratoires pour s’assurer du bon rapprochement entre les réceptions et les commandes d’achats saisies dans le système informatique de Piex, et veiller à ce que toutes les commandes d’achats soient fermées si nécessaire_
- _Traiter et suivre les certificats d’analyse avec enregistrement sur le serveur_
- _Traiter et suivre les non-conformités avec le fournisseur (courrier de réclamation, demande de facture modifiée ou avoir)_
- _Enregistrer les marchandises en stock sous SAP_
- _Déclarer les importations ou enregistrer les marchandises en stock dans le logiciel Easylog_
- _Contrôler les données enregistrées dans Easylog par le backup_
- _Élaborer le dossier administratif et le transmettre aux pharmaciens pour contrôle_
- _**Classement et archivage**_
- _Archiver l’ensemble des documents administratifs nécessaires tels que les factures commerciales, les bons de préparation, les réclamations _
- _Optimiser l’archivage_

**Profil recherché**
Vous êtes la personne idéale si vous:

- _Gérer les caractères d'urgence _
- Disposez d'une expérience préalable dans un poste d'Assistanat administratif export
- Maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel) et avez une bonne connaissance _ERP de gestion des commandes_ tels que SAP et _Easylog_, _Incoterm_
- Faites preuve d'organisation, de rigueur et d'un bon sens des priorités
- Aisance relationnelle
- Avez un esprit d'équipe et êtes capable de travailler de manière autonome

Diplôme

BTS Assistant commercial

BTS Négociation et de la Relation Client

BTS Commerce International

BTS Transport et Prestations Logistiques

DUT Gestion Logistique et Transport

Si vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant où votre contribution sera valorisée, rejoignez-nous

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 500,00€ à 3 000,00€ par mois

Avantages:

- Aide au logement
- Prise en charge du transport quotidien

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

- Expérience administrative: 2 ans (Requis)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel