Assistant-e de Direction

_**FONCTION**:_

**ASSISTANT-E DE DIRECTION**
- **A PROPOS DE**:_

Le service **:Présidence de l’Université et Direction générale des Services**

Le pôle administratif mutualisé (PAM) assure l’assistance de direction du Président, du directeur de cabinet, de la DGS, des trois DGSA ainsi que des Vice-Présidents statutaires et fonctionnels. Il est placé sous l’autorité hiérarchique du directeur de cabinet et l’autorité fonctionnelle de la direction générale des services. Il se compose de 4 assistantes de direction qui travaillent ensemble à la meilleure fluidité du service dans un objectif de qualité pour les responsables fonctionnels et hiérarchiques ainsi que par l’ensemble des parties prenantes.
- **VOTRE MISSION **_

Auprès de la Cheffe de cabinet, responsable du PAM, vous assurerez des fonctions polyvalentes d’assistance administrative et organisationnelle Vos activités principales:

- Gérer les agendas du Président, des Vice-Présidents et de la direction générale des services, en lien avec la cheffe de cabinet et s’assurer de la bonne coordination entre eux
- Gérer et traiter les messageries institutionnelles
- Anticiper et rappeler les échéances
- Confirmer les présences/absences/représentations aux réunions et renvoyer les pouvoirs
- Préparer les dossiers pour les réunions et enregistrer dans les agendas tous les documents nécessaires à la bonne tenue des réunions
- Rédiger les relevés de conclusion et comptes rendus des réunions dans la semaine suivant la réunion, faire valider et transmettre aux participants
- Planifier les séances de préparation des instances
- Organiser les réunions (présentiel et distanciel) et les déjeuners de travail
- Organiser et assurer le soutien logistique des manifestations de la direction (conférences, réunions, séminaires, colloques )
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes - Répondre aux demandes d’informations en interne et en externe
- Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe et lire les messages à modérer avant validation
- Garantir la fluidité du circuit des parapheurs et l’ouverture du courrier de la présidence
- Rédiger les courriers et classer numériquement
- Gérer les commandes de la direction (fournitures, matériel, déplacements professionnels) et assurer la gestion financière correspondante (bons de commande, remboursement des frais de transport,)
- **LE PROFIL IDEAL **_
- Formation et/ou expérience professionnelle dans des fonctions similaires
- Connaissances du fonctionnement des administrations publiques
- Maitrise des outils bureautiques et collaboratifs
- Pratique d’applicatifs de gestion
- Aisance dans les techniques d’élaboration de documents
- Bonne notions en langue anglaise
- Sens de la communication et de la diplomatie
- Aptitude à gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Sens de l’organisation et capacité à prioriser ses actions
- Appétence pour le travail en équipe - Aptitude à rendre compte
- Réactif-ve et proactif-ve
- Capacité à jouer un rôle d’alerte et d’anticipation auprès de la direction
- Adaptabilité
- Discrétion professionnelle
- **Conditions particulières d’exercice **:_

Emploi localisé sur le campus universitaire de Beaulieu
- **Modalités de recrutement **:_

Emploi de catégorie B (niveau Technicien/Secrétaire administratif-ve)

Poste proposé à la mobilité interne (personnels de l’établissement) ou en Contrat à Durée Déterminée d’un an (renouvelable)

Emploi à pourvoir au plus vite

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 1 760,00€ à 2 284,00€ par mois

Avantages:

- Participation au Transport
- RTT

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail