Chargé D'accueil-secrétaire

Date

19-02-2025

Référence

Contrat

CDD

Date limite

15-03-2025

Filière

administrative

**Missions principales**:
**Le secteur du Personel Non Permanent, recrute un chargé d'accueil-secrétaire H/F, remplaçant**

Sous la responsabilité du responsable de secteur Personnel non permanent du Pôle d’appui de gestion au département Développement social, famille et sport, vous effectuez les travaux de secrétariat courant (notes, compte-rendu, informations, courriers, accueil physique et téléphonique, gestion de mails) du vivier des animateurs temporaires saisonniers (ATS)

**ACTIVITES PRINCIPALES**
- Vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique du secteur personnel non permanent et vous informez les gestionnaires des absences des agents
- Vous avez la charge de la gestion de la boite mail générique du secteur PNP, du dispatching des mails entre les différents gestionnaires, du classement et son archivage
- Vous gérez et traitez quotidiennement, les demandes du logiciel ARA
- Vous enregistrez et mettez à jour la base de données informatique des Animateurs Temporaires Saisonniers (diplômes, aptitudes médicales, casiers, arrêts de travail, changement d’adresse ) ainsi que leurs disponibilités et l’enregistrement des activités (Logiciel HR Access avant changement de logiciel)
- Vous envoyez, recensez et saisissez les demandes de disponibilité aux animateurs (préparation du formulaire et envoi par SMS groupé et/ou mail, enregistrement)
- Vous délivrez, faites signer et classez les attestations demandées par les animateurs (présence aux activités, participation aux réunions, des temps de travail effectués) ainsi que des courriers et courriels officiels
- Vous organisez sur les agendas, préparez les réunions (Ordre du jour) et vous prenez des notes afin de rédiger un compte-rendu de ces dernières
- Vous organisez et suivez l’agenda du responsable du secteur avec notamment l’organisation de la prise de rendez-vous des animateurs (cheffe de secteur, coordinateur, animateur)
- Vous réceptionnez, triez, contrôlez et diffusez les courriers et parafeurs
- Vous êtes l’interlocuteur et garantissez le respect des procédures d’accueil des stagiaires sous convention en lien avec le service Formation de la Direction des Ressources Humaines (information, vérification des dossiers, contrôle des délais et envoi par parafeur à la DRH)
- Vous assurez l’accompagnement au quotidien des agents dans leurs demandes
- Vous mettez en forme et affichez l’organisation interne mensuelle du secteur et êtes attentif à l’équilibre entre les agents (congés, télétravail, entretiens individuels et collectifs, permanences )
- Vous travaillez en collaboration avec les agents de votre secteur et les directions du département social
- Vous assurez l’interface entre les agents, les interlocuteurs extérieurs et le responsable
- Vous préconisez des ajustements de l’organisation du pool à votre supérieur hiérarchique

**ACTIVITES ACCESSOIRES**(à réaliser si l’emploi du temps le permet, sous validation du chef de secteur)
- **_ _**Vous êtes en charge de la transmission du livret animateur et documents de prise de poste à tous les nouveaux recrutés

**SPECIFICITE POSTE**
- **_ _**Permanences par roulement les midis
- Vous pouvez être amené à travailler sur des missions ponctuelles à la demande de votre hiérarchie

**Profil recherché**:
**Ccompétences techniques**
- Utilisation de l’outil informatique (Excel, Word, Outlook, HR ACCESS, ARA )
- Maîtrise de la langue française (grammaire, orthographe, conjugaison ), des codes de mises en page des courriers officiels
- Gestion administrative
- Technique d’accueil physique et téléphonique
- Technique de classement
- Appliquer les procédures

**Compétences comportementales**
- Capacité à privilégier les intérêts collectifs d’une équipe de travail
- Capacité à travailler avec ordre et méthode, à rechercher la qualité des réalisations, à respecter toutes les normes et procédures nécessaires
- Capacité à agir en cohérence permanente avec tout nouvel environnement organisationnel, technologique
- Capacité à contrôler ses émotions et réactions en situation de stress et à persévérer dans l’action afin d’atteindre les buts fixés
- Capacité à faire avancer « les choses », à agir dans le sens des intérêts collectifs avec autonomie, dans le cadre de ses délégations
- Capacité à agir rapidement, en toute autonomie, à signaler tout dysfonctionnement important, à réagir face aux aléas, à saisir les opportunités

**Contrat et rémunération**

CDD d'un mois, 35h semaine

11,88E/brut + prime de fin d'année au prorata du volume horaire effectué