Assistant Administratif

Sous la responsabilité de la Responsable Correspondance Logistique, accompagne les clients au quotidien pour le traitement informatique et le suivi des dossiers en lien avec l’exploitation du site.

Contact privilégié du client pour toute demande et apporteur de réponses en temps et en heure en veillant au respect de l’équilibre satisfaction client et performance de l’exploitation.

**Missions principales**:
**1. Préparer les éléments nécessaires à la préparation**
- Gérer les EDI des commandes arrivés en erreur afin d’intégrer le plus rapidement possible les commandes dans le portefeuille.
- Veiller à ce que toutes les commandes aient bien un code STEF transport
- Saisir les dérogations / la retaille des commandes transmises par les clients.
- Vérifier que tous les approvisionnements de la nuit sont bien validés.
- Veiller au bon ordonnancement des commandes (toute commande dans un ordo)
- Traiter les ordonnancements dans le respect du cadencier transmis par l’exploitation et selon les volumes.
- Analyser la raison des ruptures en cours d’ordonnancement et transmettre le fichier au client
- Transmettre aux clients les éléments spécifiques du dossier

**2. S’assurer que les commandes sont préparées à temps pour le chargement**
- Relancer par téléphone les clients si retard de réception des commandes.
- Informer l’exploitation de toute anomalie de réception de commande (retard, pas de commande, panne EDI, blocage de site, interdiction de circuler )
- Informer les clients des commandes non préparées.
- Si commandes tardives, se coordonner avec le transport et l’exploitation sur la faisabilité de la préparation et du chargement. Si possible, lancer l’ordonnancement immédiatement, sinon informer le client pour instruction (report ou annulation de la commande).

**3. Gérer les stocks**
- Effectuer les blocages / déblocages des produits demandés par les clients en respectant les procédures.
- Si nécessaire, passer les mouvements de régularisation des stocks suite inventaire et/ou à la demande de l’exploitation.
- Suivre les stocks BV/BP et gérer les commandes de dons ou destructions avec les clients et prestataires.

**4. Gérer la relation client**
- Répondre à toutes les demandes exprimées par les clients
- Etudier la faisabilité opérationnelle des demandes auprès des différents services concernés.
- Consigner les demandes dans le fichier de suivi régie
- Transmettre à l’exploitation toutes les demandes clients nécessitants une action terrain.
- Recueillir les données relatives aux volumes exceptionnels (promotion / décalage férié) et les transmettre à l’exploitation et service transport
- S’assurer que toute demande client a bien une réponse et, si action terrain, veiller à avoir une réponse correcte en temps et en heure.
- Si le correspondant logistique ne peut répondre directement, il transmet la demande à son N+1 mais suit la finalité du dossier pour faire la réponse au client.
- S’assurer de la bonne tenue et de la bonne utilisation des fiches clients (notamment pour la polyvalence du service).
- Réaliser la facturation des prestations logistiques
- Alimenter le reporting client

**5. Gérer le référentiel WMS**
- S’assurer que tous les produits sont créés dans l’outil WMS avec les bonnes données (palettisation, PCB, contrat date, date de fin comm, poids).
- S’assurer que tous les destinataires sont bien créés dans WMS avec les bonnes données, notamment le code STEF TMS
- Créer le cas échéant produits et destinataires
- S’assurer qu’il n’y a pas d’EDI en erreur relatif à une réception
- S’assurer que le paramétrage EDI pour l’envoi des avis d’enseigne est correctement réalisé

**6. Amélioration continue et communication interservices**
- Participer activement aux ateliers organisés par sa hiérarchie ou l’exploitation en vue d’améliorer l’exploitation et la relation clients.
- Être force de proposition : rendre compte à son N+1 de toute anomalie ou difficulté rencontrés et proposer des actions correctives
- Assurer la bonne circulation des informations avec les autres services.

Expérience terrain en logistique requise pour la connaissance du secteur d’activité.

Idéalement de formation BAC + 2 avec une première expérience (1 an minimum). Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques (Windows, logiciels, Microsoft office)

Les qualités attendues pour le poste : aisance relationnelle, communication écrite et orale, orientation client, respect, enthousiasme, rigueur, esprit d'équipe, organisation

Horaires de travail (**amplitude ouverture du service de 8h à 17h**), avec un samedi travaillé toutes les 4 à 6 semaines

Possibilité d’horaires de clôture en fin de journée en cas de remplacement et prévu à l’avance.

Formation à l’intégration avec passage découverte en préparation, expédition et transport.

Salaire **:taux horaire 12.