Assistant(E) Medico-administratif

**IDENTIFICATION DU POSTE**

**Position dans la structure**:
Autorité hiérarchique:

- Directeur des Ressources Humaines
- Médecin Chef de Pôle

Autorité fonctionnelle:

- Responsable de l’unité fonctionnelle

Liaisons fonctionnelles:
Cadre de santé, cadre supérieur de santé

**Interne au pôle/service/direction **:professionnels de santé, directions, intervenants, patients, familles,

**Externe au ** **pôle/service/direction**:
autres institutions

**Horaire de travail**

811529Mi-temps répartis sur le mardi, mercredi et jeudi.

Mardi 9h-17h, mercredi 9h-12h et jeudi 9h-17h.

Repos week-ends et jours fériés

**Description synthétique du poste**:
Le ou la secrétaire effectue le traitement administratif de dossiers (prise de rendez-vous, rédaction du courrier, classement des dossiers, saisie de documents, gestion des certificats médicaux des patients sous contraintes), accueille les familles, gère l’organisation des agendas, prépare les réunions de travail et coordonne les échanges entres collaborateurs.

**C’est un secrétariat en binôme sur une unité d’hospitalisation en psychiatrie de 24 lits.**

**MISSIONS DU POSTE ET COMPETENCES REQUISES**

**Missions principales**:

- Prise de notes, rédaction et mise en forme de documents (courrier de transfert, certificats médicaux, demande de clinique)
- Mise à jour de la liste des chambres (support papier + logiciel cortexte)
- Accueil et information physique, téléphonique (patients, familles, divers professionnels interne et externe à l’hôpital).
- Scan et classement des dossiers patients et divers documents médicaux.
- Mise à jour du tableau récapitulatif des certificats médicaux.
- Gestion du dossier patient informatisé : gestion des admissions, sorties, mouvements journaliers (permissions) et acter les consultations médicales sur logiciel Cortexte.
- Participation aux réunions (staff, synthèse, réunion de fonctionnement) en collaboration avec les autres unités fonctionnelles du pôle (CMP, HDJ, Centre de Recherche Clinique, Centre de Psychothérapie, EMPP).
- Vérification des informations administratives, dans le cadre de l’identitovigilance.
- Gestion des certificats médicaux légaux des patients sous contraintes + gestion du planning des patients en isolement (Liaison direct avec les admissions, la délégation territoriale).
- Centralisation et diffusion de l’information au sein de l’équipe.
- Tri, diffusion du courrier interne et externe.

**Missions secondaires**:

- Gestion administrative et saisie de données liées à l’activité DPI (Dossier Patient Informatisé) (logiciel Cortexte) STATS de fin d’année
- Traitement de l’information interne et externe à l’hôpital (connaissance du droit hospitalier - formation possible)
- Liaison de l’information entre les services divers de l’Etablissement (frais de séjour, direction générale etc ).
- Gestion et réception des stocks papeterie.

**Qualifications, savoirs/connaissances théoriques**:

- Assistante médico-administrative ou adjointe administrative
- Connaissances en secrétariat médico-administratif (terminologie médicale)
- Connaissances en droit hospitalier
- Excellente orthographe

**Diplômes** :Bac, ou niveau Bac**.**

**Savoirs faire**:

- Maîtrise des outils bureautiques (CORTEXTE en formation, Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams).

**Savoirs être**:

- Capacités à travailler en équipe ;
- Capacités d’adaptation à toutes les situations, d’initiatives et d’autonomie ;
- Rigueur dans son travail ;
- Discrétion professionnelle ;
- Respect du secret médical
- Filtrage et orientation des demandes téléphoniques ;
- Renseignement pertinent des interlocuteurs ;
- Rédaction et mise en forme de documents (courriers, compte-rendu, dossiers etc ) ;
- Sens de l’organisation et hiérarchisation des activités dans son domaine d’activité ;
**Expérience professionnelle**:

- Expérience antérieure en secrétariat souhaitée.

**Particularités du poste**:

- Travail en binôme

**Qualités requises**:

- Amabilité, sérieux, communication, organisation, sens du classement, sens des priorités, sens du travail en équipe, dynamique.

**EVOLUTIONS PROFESSIONNELLES**

Concours de titularisation et évaluation annuelle avec le responsable hiérarchique

Type d'emploi : Temps partiel, CDI, CDD

Salaire : à partir de 22 000,00€ par an

Avantages:

- Crèche d'entreprise
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel