Assistant (H/F)

**À propos du poste**
Nous recherchons une personne organisée, polyvalente avec une solide expérience dans le secteur du bâtiment, au minimum 3 ans d'expérience réussis pour un poste d'assistant(e) administratif(ve) au sein d'une entreprise spécialisée dans les escaliers situé à Épaignes. L'assistant(e) sera responsable de la gestion administrative, du suivi des contrats, du suivi des stocks, de la gestion des paies et des relations avec les clients et les fournisseurs, tout en apportant un soutien au service de gestion des chantiers.

**Missions**:
**Communiquer avec les interlocuteurs et l'équipe**:

- Présenter son entreprise, son image et ses produits en face à face client avec les outils d'aide à la vente (catalogue, échantillons) mis à disposition au sein du Show-Room
- Recevoir les appels des clients et différentes relations de l'entreprise
- Recevoir et écouter une réclamation ou un litige produit et le transmettre au bon interlocuteur

**Suivre les contrats et les stocks**:

- Vérifier le BL par rapport à l'ARC
- Vérifier la facture par rapport à l'ARC
- Suivre les consommations et les dépenses en fin de chantier afin d'analyser les résultats financiers du chantier
- Tenir les stocks de fournitures de bureau

**Organiser et assurer une assistance administrative au sein de l'entreprise**:

- Saisir sur MEDIABAT, les documents administratifs, devis et proposition d'intervention
- Saisir les factures clients sur MEDIABAT

**Participer au suivi de l'exécution d'un chantier**:

- Assurer la facturation des situations intermédiaires en fonction de l'avancement de la réalisation du chantier

**Administration du personnel**:

- Gérer l'administration du personnel (établissement de dossiers d'embauche, de contrats, réalisation des déclarations )
- Préparation des éléments (Niveau, Position, Coordonnées du collaborateur - Carte Vitale - Rémunération) pour établissement du contrat et DPAE
- Gestion des congés (Planification et relation avec la Caisse des congés
- Gestion des heures (Contrôle des relevés d'heure journalier une fois par mois et saisie dans un tableau Excel pour transmission au centre de gestion pour paie
- Gérer la formation (formation obligatoire - SST)
- Assurer la relation avec l'OPCO Constructys - FAFCEA

**Gestion des contrats de travail et du temps de travail**:

- Rédiger un contrat de travail et ses avenants successifs
- Appliquer et mettre en œuvre les sanctions disciplinaires
- Assurer les formalités administratives de déclaration (accidents du travail, maladie...)
- Gérer le temps de travail en fonction de la politique d'entreprise

**Établissement de la paie**:

- Contrôler les bulletins de paie
- Gérer la masse salariale
- Assurer les virements de paie
- Assurer les Saisies sur Salaires
- Assurer un rôle de facilitatrice auprès des collaborateurs

**Assurer la mise en œuvre administrative du plan de formation**:

- Réaliser le montage administratif des dossiers
- Gérer les dossiers administratifs et financiers

**Relationnel - Encadrement**:

- Vérifier, gérer les permis de conduire

**Préparer les documents relatifs aux chantiers**:

- Préparation du support du dossier de chantier avec les copies des bons de commandes, le devis)
- Apport d'éléments techniques en supplément

**Facturation définitive en fonction des modalités prévues dans les contrats**:

- Suivre les encaissements
- Établir le décompte général et définitif
- Contrôle le décompte général et définitif

**Suivi et traitement des comptes fournisseurs**:

- Vérifier la conformité des factures
- Prévoir leur paiement dans l'échéancier
- Émettre leur règlement

**Suivi et traitement des comptes clients**:

- Prévoir puis contrôler leurs paiements dans l'échéancier
- Assure les relances auprès des clients
- Gérer les attestations de TVA
- Gérer les PV de réception client

**Autres travaux**:

- Assurer les déclarations de Congés payés à la Caisse
- Gérer les contrats d'assurance de l'entreprise et des salariés
- Gérer le parc Auto.
- Gérer la création des flocages sur les camions, les cartes de visites.
- Gérer le Site Internet. Assure la relation avec le Cabinet pour gérer le contenu du site internet.
- Réaliser le DUERP ou le mettre à jour.
- Assure la partie juridique de l'entreprise.

**Profil recherché**
- Expérience administrative préalable dans un rôle similaire
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Suite)
- Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Aisance téléphonique et sens du service client développé
- Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un(e) bon(ne) collaborateur(trice) d'équipe

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 20 387,50€ à 41 982,64€ par an

Horaires:

- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel