Secrétaire Médico-social

La PCO 75 Le Sémaphore HOVIA, située dans le 15ème arrondissement de Paris, vise à faciliter le diagnostic et le parcours de bilans et d’interventions précoces réalisées par des professionnels en libéral pour des enfants de 0 à 12 ans avec suspicion de troubles du neurodéveloppement.

HOVIA est une association privée à but non lucratif, reconnue d’utilité publique.
Depuis plus d’un siècle, HOVIA œuvre au service des personnes vulnérables et contribue à une société de droit : solidaire, inclusive et accueillante.
L’Association regroupe 63 établissements et services répartis sur 50 sites dans 4 régions (Ile-de-France, Hauts-de-France, Bretagne et Normandie). Elle intervient dans le secteur sanitaire et médico-social (Protection de l’enfance et de la famille, enfants et adultes en situation de handicap et personnes âgées en perte d’autonomie)

Les missions qui vous attendent:
La/le secrétaire assure une mission clé d’appui administratif, organisationnel, et de support. Il/elle est l’interface entre les familles, les professionnels de santé et les services supports.

Dans ce cadre, les principales missions sont les suivantes:
Secrétariat médico-administratif:

- Accueil physique et téléphonique.
- Gestion de l’adresse Mail générique
- Accuser réception des demandes d’admission (Mail, Ms Santé, Via trajectoire, courrier)
- Création des dossiers usagers et partenaires.
- Assurer les échanges avec les professionnels libéraux et les coordonnateurs de parcours
- Planifier les rendez-vous médicaux des médecins pour les nouveaux enfants admis (Mail/sms et Outlook).
- Gestion du courrier et des comptes rendus médicaux.

Secrétariat comptable:

- Vérification des formulaires de facturation Cerfa pour les libéraux (Validation et préparation des pièces pour l’envoi mensuel à la CPAM).
- Gestion de la caisse (entrée et sortie espèces) selon le process mis en place lors du rapprochement mensuel des pièces comptables.

Missions logistiques:

- Gestion et suivi des commandes (Achat de fournitures et petits matériels) et des stocks.
- Suivi des interventions de maintenance (prestataires extérieurs) et de travaux
- Assurer la transmission et l’affichage des documents internes et externes.
- Assurer l’interface avec l’entreprise de nettoyage.
- Gestion du matériel informatique (fonctionnement et mises à jour) en lien avec le service informatique du siège (déclenchement des incidents) et formation des nouveaux arrivants aux outils.

Environnement du poste:

- Du lundi au vendredi, horaires de journée
- CCN66 avec 9 congés trimestriels (en sus des congés légaux)
- Rémunération à partir de 1801.80 € brut + reprise ancienneté + Ségur 238 € brut
- Prise en charge du pass Navigo à 50%
- Mutuelle : prise en charge employeur 65% du contrat de base salarié
- Carte titres restaurants

Profil idéal:
Profil recherché:

- Bac + 2 secrétariat au minimum
- Expérience sur un poste présentant des tâches similaires

Compétences attendues:

- Appétence pour le secteur médico-social.
- Connaître et maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint ), Internet.
- Maîtriser la langue française écrite et orale.
- Organisation
- Rigueur
- Sens de l’accueil et de l’écoute
- Chèques vacances et chèques cadeaux
- Métros : Montparnasse, Pasteur

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Permis/certification:

- Certificat de secrétariat médical (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 23/06/2025