Office Manager
il y a 5 jours
**About Qevlar AI**:
Qevlar is B2B SaaS startup that strives to massively increase the productivity of cybersecurity teams. We develop AI Cybersecurity Analysts that augment Security Operations Centers (SOCs). Since our creation 2 years ago, we have:
- Raised €14 million in seed funding led by EQT Ventures and Forgepoint Capital
- Been incubated both by Microsoft (genAI studio) and Meta (AI program)
- Deployed our solution to Global 500 companies and leading MSSPs in EMEA and NA (Equans, Nomios, Globalconnect, Almond)
We're now looking for our first full-time (CDI) Office Manager to help us structure, support, and elevate our fast-growing team in Paris.
**What you will do**:
- Coordinate travel logistics for the team, including booking flights, trains, and hotels
- Continuously improve the onboarding process: prepare contracts and send for signatures, collect key documents, and set up tools, accesses, and equipment
- Manage payroll using Malibou, including salaries, expense reports, and travel reimbursements
- Review and challenge existing tools, service providers, and contracts (insurance, software, etc.)
- Handle invoicing, payment tracking, reminders, and bank reconciliation using Pennylane and Qonto
- Oversee facility management, including office moves, furniture, and workspace setup
- Work closely with our accountant to ensure smooth financial operations
- Manage compliance with médecine du travail requirements
- Organize internal events, team-building activities, offsites, and other moments that support team happiness
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**Who you are**:
- 2y+ experience in office management, administration, or operations
- Fluent in French and English
- Already processed invoices and worked with an accountant
- Has handled expense reports, travel reimbursements, and payrolls using a tool (e.g. Malibou, Payfit)
- Understands what information needs to go into employment contracts (e.g. diplomas, start dates)
- Familiar with onboarding processes, including médecine du travail
- Comfortable using Pennylane, Qonto, and basic HR/admin tools
- Naturally structured and attentive: anticipates problems, brings order, and creates a smooth, welcoming environment for the team
**Why join Qevlar AI**:
- A kind, passionate, and ambitious team that’s grown from 15 to 35 people in 6 months.. and still growing
- A key role: you'll be the very first full-time Office Manager, with the chance to shape how we run and scale our operations
- Real ownership from day one: your ideas and structure will directly shape the team's day-to-day
- A culture that values initiative, ownership, getting things done, and feedback
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office manager h/f
il y a 1 semaine
Paris, Île-de-France Fed Office Temps pleinFed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 8ème arrondissement, un Office Manager pour une mission longue durée. Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office...
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office manager h/f
il y a 3 jours
Paris, Île-de-France Fed Office Temps pleinFed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 8ème arrondissement, un Office Manager pour une mission longue durée. Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office...
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office manager h/f
il y a 1 semaine
Paris, Île-de-France Fed Office Temps pleinFed Office, cabinet de recrutement spécialis sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 2ème arrondissement , un Office Manager H/F pour un CDD de 6 mois. Au sein d'une structure internationale composée de 60 collaborateurs, vous travaillerez en étroite...
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office manager h/f
il y a 2 semaines
Paris, Île-de-France Fed Office Temps pleinFed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé dans le 12ème arrondissement de Paris , un Office Manager H/F pour un CDI. Au sein d'une agence spécialisée dans le design, nous recherchons un Office Manager H/F. Vous serez...
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Office Manager
il y a 4 jours
Paris 15e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Paris 15ème et spécialisé dans le domaine de la finance, un(e) Office Manager H/F.** **Votre fonction**: Au sein de la Direction Financière, vous êtes rattaché(e) à 4...
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Office Manager H/F
il y a 2 semaines
Paris, France Fed Office Temps pleinAu sein d'une structure internationale composée de 60 collaborateurs, vous travaillerez en étroite collaboration avec deux office manager, dans le cadre d'un accroissement d'activité. Vos missions seront les suivantes : - gestion d'agendas complexes et mouvants pour 5 directeurs - gestion des déplacements en France et à l'étranger - organisation des...
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office manager h/f
Il y a 23 minutes
Paris 15 Vaugirard, Île-de-France Fed Office Temps pleinFed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé dans le 8ème arrondissement de Paris , un Office Manager H/F pour un CDI. Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et...
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Office Manager
il y a 1 semaine
Paris, France Perles Office Temps pleinJuvisé Pharmaceuticals est une entreprise pharmaceutique française indépendante, reconnue pour sa mission de rendre des traitements essentiels accessibles dans le monde entier. Avec un portefeuille de produits matures en oncologie, gastroentérologie, cardiologie, et neurologie. L'entreprise commercialise ses spécialités pharmaceutiques dans plus de 80...
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office manager h/f
il y a 1 semaine
Paris 15 Vaugirard, Île-de-France Fed Office Temps pleinFed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Gnéraux, recherche pour l'un de ses clients situé dans le 8ème arrondissement de Paris , un Office Manager H/F pour un CDI. Au sein d'une start-up, nous recherchons un Office Manager H/F, pour assurer le bon fonctionnement des locaux et...
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Office Manager H/F
il y a 2 semaines
Paris, France Fed Office Temps pleinAu sein d'une start-up, nous recherchons un Office Manager H/F, pour assurer le bon fonctionnement des locaux et de la gestion administrative. Vos missions seront les suivantes : - gestion des locaux - onboarding / offboarding - gestion de la paie - commande de fourniture - gestion de la facturation clients / fournisseurs - gestion administrative Cette liste...
