Assistant(E) de Gestion Et de Projets

L’Aract Nouvelle-Aquitaine recruteUn.e Assistant(e) de gestion et de projets

L’Anact s’appuie sur un réseau de 16 agences régionales (les Aract) pour développer des projets au plus près des besoins des femmes et hommes au travail, des organisations et des territoires.

Les activités de l’Aract Nouvelle Aquitaine dans le champ de l’amélioration des conditions de travail contribuent à l’accès et au maintien en emploi durable des salariés, au développement de leurs connaissances et compétences tout au long de leur vie professionnelle et à l’égalité professionnelle. Pour cela, l’Aract développe des approches allant de l’expérimentation avec les entreprises, à la production d’outils et de méthodes à transférer.

L’Aract Nouvelle Aquitaine comprends 3 agences situées à Bordeaux, Poitiers et Limoges. Elle est composée de 20 agents, aux profils complémentaires (ergonomes, psychologues du travail, personnel administratif, etc.).

**Les missions principales confiées à l’Assistant.e**:
Dans le cadre de ses missions, sous l’autorité de la directrice et en étroite collaboration avec elle, l’Assistant.e assure des activités d’assistance à la direction et de référent et correspondant des services du siège:
**Gouvernance de l’Aract**
- L’appui à la direction pour l’organisation et le suivi du Comité Paritaire Régional Nouvelle-Aquitaine et de leurs membres:

- Planification et préparation logistique des instances (Instance paritaire régionale, réunion des financeurs régionaux),
- Convocation, suivit des présences aux instances,
- Préparation et élaboration des comptes-rendus des instances,
- Gestion des archives des documents relatives à l’instance, préparation et suivi des éventuels actes administratifs,
- Appui à la préparation et coordination de la rédaction des documents institutionnels annuels tels que le programme d’activité et le bilan d’activité.

**Appui à la direction**
- Pour la préparation et le retour des différentes réunions d’équipe (réunion d’équipe, réunion des Chargé.e.s de mission, réunions des fonctions supports) : supports préparatoires, comptes-rendus, planning des réunions, etc.

**Gestion de projets**
- Appui ponctuel sur projets (préparation de comptes rendus et bilans en lien avec les Chargé.e.s de mission, logistique d’évènements, etc.),
- Réalise et / ou centralise et / ou diffuse les comptes-rendus liés aux projets. Prise de notes dans certaines réunions en accompagnement du.de la Chef.fe de projet,
- Prend en charge l’organisation logistique des divers rendez-vous, réunions ou autres événements liés aux projets.

**Moyens et logistique**

Assure le standard avec l’équipe des fonctions support.

**Relais régional DSI et référent**
- Relais régional Informatique:

- Assurer la gestion administrative de l’informatique de l’Aract,
- Être le point de contact de tout interlocuteur technique ayant à intervenir à l’Aract,
- Définir les besoins informatiques de l’Aract, en collaboration avec la directrice et le DSI
- Garantir de la gestion administrative du parc informatique (gestion des actifs),
- Être l’interlocuteur.trice local.e pour intervenir sur les équipements informatiques locaux à la demande et guidé par le support, aider à la prise en main des équipements et logiciels installés sur les postes de travail).
- Référent Applicatif:

- Etre le garant du respect des règles d’usages définies et de la qualité des données,
- Assurer un appui, conseiller les utilisateurs et initier les nouveaux arrivants, principaux applicatifs internes (Gedeon - Gaspar - E-Deal - SIRH).

**Lieu d’exercice**:
Le poste sera rattaché au siège cependant il s’exercera en fonction du lieu d’habitation du site de Bordeaux, Limoges ou Poitiers et éventuellement en partie en télétravail.

La possibilité de télétravail sera à préciser durant l’entretien.

**Profil**:
Titulaire d’une **formation de niveau Bac+3 ou BTS**, il.elle justifie d’une **expérience réussie d’au moins 10 ans dans des fonctions d’assistance de direction ou polyvalente**. Il.elle maîtrise les fondamentaux de la gestion. Une connaissance du fonctionnement du secteur public serait un plus.

**Compétences et qualités requises**
- Maîtrise des outils bureautiques et aptitudes pour la maîtrise des logiciels métiers (SIRH, CRM, GED, gestion de projet),
- Repères en gestion de projets,
- Comptabilité serait un plus, idéalement comptabilité publique,
- Capacité d’adaptation et capacité à gérer les priorités,
- Capacité à gérer simultanément plusieurs activités,
- Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, patience,
- Anticipation, organisation, respect des délais, discernement,
- Respect des procédures et des normes,
- Réactivité, capacité à argumenter des décisions,
- Confidentialité, discrétion,
- Esprit d’analyse et de synthè