Assistant(E) Administratif(Ve)

_**« L’ORDRE DES ARCHITECTES DE NOUVELLE-AQUITAINE, RECHERCHE UN(E) : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) & TECHNIQUE - CHARGÉ(E) DU TABLEAU//ASSURANCES//FORMATIONS A POITIERS (86000).**_
- **Pour accompagner la mise en œuvre pratique des missions régaliennes de l’Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine, soutenir l’action des conseillers et des collaborateurs de l’Ordre au quotidien, apporter un service aux architectes et participer à la protection du titre d’architecte.**_
- **VOS MISSIONS SERONT**:_
- **La gestion du Tableau de l’Ordre**: _
- _Accueil (physique et) téléphonique des futurs inscrits_
- _Constitution des dossiers d’inscription architectes et sociétés (réception et contrôle des pièces justificatives obligatoires, demande de pièces complémentaires)_
- _Traitement des demandes de radiation, de transfert, de modification_
- _Traitement des prestations de services des architectes étrangers,_
- _Validation des décisions entérinées lors du Conseil, (Procès-verbaux et courriers)_
- _Gestion de la boite mail du Tableau_
- _Désignation des parrains/marraines des nouveaux inscrits (envoi courriers)_
- _Numérisation des photos des nouveaux inscrits (pour l’Archipride)_
- _Classement des dossiers après le Conseil (inscriptions, modifications, transferts )_
- _Modification quotidienne du Tableau de l’Ordre (coordonnées, modes d’exercice )_
- **La gestion et le contrôle des assurances**: _
- _Contrôle annuel des assurances des architectes (tout mode d’exercice) et sociétés_
- _Suivi des relances assurances,_
- _Traitement des décisions prises en conseil et bureau,_
- _Désignation des architectes gestionnaires et envoi des dossiers,_
- _Contrôle et suivi des assurances après chaque conseil,_
- **Suppléante sur la gestion et le contrôle de la formation continue des architectes en l’absence de la chargée formation**:_
- _Accompagner et conseiller les architectes sur leur plan de formation et leur déclaration à effectuer_
- _Participer au comité de doctrine national (futur progiciel)_
- _Mise en œuvre du protocole national (contrôle de la formation)_
- _Assurer une veille réglementaire continue sur la formation des architectes _
- **Suppléante du Pôle de Poitiers en l’absence de la référente**:_
- _Accueil physique et téléphonique _
- _Soutien aux élus du Pôle dans l’organisation d’évènements ou de réunions (inscriptions, visio, comptes-rendus, courriers )_
- _Suivi logistique des évènements et réunions organisés par les élus du Pôle (intendance, cadeaux de remerciements pour intervenants )_
- _Coordination du planning des salles des locaux avec la MA de Poitiers_
- _Assurer la logistique des locaux (livraisons, gestion des stocks, classement et archivage )_
- _Assurer l’accueil des formations en lien avec les organismes de formation_
- _Suivi de l’entretien quotidien et des travaux du Pôle _
- **Le soutien aux actions de communication et d’évènements**: _
- _Participation à l’organisation d’évènements annuels et exceptionnels (Archipride, Rencontres d’Architecture en Mouvement, After-archi )_
- **VOUS COLLABOREREZ AVEC SEPT PERSONNES**:_
- A Bordeaux :_
- _le délégué général : Coordination de l’équipe, relations institutionnelles_
- _la chargée de missions comptabilité & RH : gestion financière, comptable et sociale, ressources humaines, communication _
- _la responsable communication & innovation : responsable du plan de communication et suivi de mise en œuvre, évènementiel, veille et innovation_
- _l’assistante administrative : assure le secrétariat général de l’ordre_
- _A Limoges :_
- _les deux juristes : conseils juridiques, suivi et veille juridique, gestion du précontentieux entre architectes et maitres d’ouvrage, gestion du précontentieux et contentieux disciplinaire, du port du titre et du tableau (visa des statuts des sociétés d’architecture, traitement des problématiques juridiques du tableau)_
- _A Poitiers :_
- _la chargée de missions commande publique et formation : suivi de la commande publique,, suivi des procédures de redressement et liquidation judiciaires, commissions consultatives départementales, contrôle de la formation continue des architectes, gestion des demandes de formations des élus et des salariés de l’ordre, gestion du tableau et des assurances en binôme avec la personne chargée du tableau_
- **PROFIL RECHERCHÉ**:_
- **Savoir-faire**:_
- _Assurer la confidentialité des sujets traités_
- _Connaitre et maitrise l’informatique (Pack Microsoft) et internet_
- _Être en mesure d’accueillir du public et des architectes, les fournisseurs, planifier les rendez-vous._
- _Savoir rédiger et mettre en forme des courriers_
- _Capacité à suivre des procédures_
- _Connaissance et maîtrise des règles et procédures institutionnelles_
- _Connaissance des textes de référence_
- _Connaissance du Règlement Intérieur de l’Ordre des Architectes _
- _Maîtrise de l’outil Tableau_
- _Connaissance des pièces justificatives nécessaires à la tenue du tableau selon le mode d’inscription, de modification, de tra