Secrétaire Administratif Et Moyens Généraux

**Contexte du recrutement et définition de poste**:
La Délégation Générale à l'Urbanisme à l'Immobilier et aux Travaux (DGUIT) coordonne les politiques urbaines déployées sur le territoire lyonnais, de l'aménagement urbain aux espaces publics. Elle représente également l'ensemble de la fonction immobilière, par la construction, la gestion et l'entretien du patrimoine de la ville.

Forte de près de 1 100 agents, elle est composée de 8 directions et d’un Secrétariat Général.

En son sein la Direction de la Gestion Technique des Bâtiments (DGTB), compte 270 agents répartis en 13 services.

Elle est responsable de la conservation et de la sécurité de 1 200 bâtiments (écoles, crèches, gymnases, piscines, musées, théâtres, bureaux ) et de leurs équipements techniques, de l’adaptation du patrimoine aux besoins des utilisateurs et de l’optimisation des dépenses énergétiques.

Sous l’encadrement du directeur adjoint en charge des ressources administratives, financières et logistiques de la direction, les services ressources sont constitués:

- du pôle budget et pilotage financier qui élabore les budgets, assure le suivi des programmes de travaux, produit les indicateurs nécessaires ;
- du service comptabilité qui est chargé de l’exécution comptable des dépenses et des recettes et assure la relation entre ses services et les partenaires extérieurs (Direction des Finances, Trésorerie de Lyon Municipale et Métropole de Lyon, fournisseurs, débiteurs ).
- du service marchés publics qui élabore et passe les marchés de fournitures, travaux, et services
- du pôle logistique qui gère l’approvisionnement, le stockage et la livraison des outillages, pièces détachées et toutes fournitures référencées ou non à destination principalement des équipes de régie des secteurs de proximité et service de maintenance spécialisée en bâtiments.
- d’une unité ressources humaines qui gère pour les 270 agents de la direction les activités déconcentrées par le SRH de la délégation,
- d’un secrétariat qui gère l’assistance de la direction, du site de Corbas et les moyens généraux.

Missions du poste:
Placé sous l’autorité hiérarchique du responsable ressources elle/il effectue différentes tâches de nature administrative et opérationnelle pour la direction.

Pour le site de république:

- Elle/il effectue des tâches administratives et de gestion des moyens généraux nécessaires au bon fonctionnement du site de République : accueil des prestataires extérieurs, planning des salles de réunion, gestion des fournitures administratives.
- Elle/il effectue la gestion du courrier arrivée et départ pour l’ensemble des services de la direction.
- Elle/il effectue le secrétariat de l’équipe de direction, plus particulièrement la gestion d’agenda de la directrice/directeur.
- Elle/il rédige courriers et comptes rendus, met à jour différents documents à destination des tiers, des élus, de la direction générale, et des services.
- Elle/il organise les réunions en procédant aux réservations de salles, aux envois d’invitations, à l’élaboration des documents de présentation ainsi qu’aux comptes rendus.

Les activités principales:

- Secrétariat, accueil physique et téléphonique du site de République.
- Gestion du courrier, envoi, réception, suivi des parapheurs.
- Planification et gestion des réunions de direction, gestion de l’agenda de la direction.
- Elaboration de documents divers pour la direction dont il/elle effectue le secrétariat.

Les activités secondaires:

- Gestion des commandes et stocks de fournitures administratives.
- Participation au processus de suivi des dossiers à délibérer (Gédélib) et aux commissions de sécurité.
- Interlocuteur des services documentation (ville et métropole).
- Organise avec sa hiérarchie la gestion de ses absences pour congés.

**Profil recherché**:
Recrutement direct sans concours.

Compétences techniques:

- Maitrise de la fonction d’accueil et de secrétariat (rédaction, saisie, accueil téléphonique et physique, gestion courrier).
- Connaissances du milieu des collectivités locales et des process de la direction.
- Bonne maitrise des outils bureautiques (pack Office) et connaissance de différents logiciels métiers de la direction (ASTRE, GIMAWEB, Gédélib..).
- Techniques d’expression orales et écrites

Savoir-faire:

- Organiser la vie professionnelle de plusieurs cadres
- Assurer un accueil physique et téléphonique
- Elaboration, rédaction et gestion de documents

Savoir-être:

- Autonomie et sens du travail en équipe.
- Qualités relationnelles, sens de la disponibilité qualité d’adaptation aux périodes de forte charge.
- Discrétion et obligation de réserve
- Sens de l’organisation, de l’anticipation et de gestion des priorités, réactivité.
- Capacité d’adaptation à différents interlocuteurs, sens de travail partagé.

**Information(s) complémentaire(s)**: