Assistant(E)

Depuis 1845, la Société Protectrice des Animaux (SPA) agit quotidiennement pour assurer la protection et la défense des animaux sur l’ensemble du territoire. Elle intervient pour sauver les animaux maltraités et faire condamner les coupables, tout en sensibilisant et en responsabilisant le public au respect de l’animal, notamment les plus jeunes. Ses équipes prennent soin des 40 000 animaux recueillis chaque année dans ses 64 refuges et Maisons SPA, et mettent tout en œuvre pour leur trouver une famille dans le cadre de l’adoption responsable. La SPA soutient les propriétaires démunis dont les animaux peuvent bénéficier de soins dans ses 12 dispensaires. L’association compte aujourd’hui plus de 710 salariés et 5 000 bénévoles._

**La Direction du Patrimoine Immobilier (DPI) entretient, rénove et développe l’ensemble du patrimoine immobilier de la SPA. Elle assure le soutien des refuges, fourrières, dispensaires et autres maisons de l’association, soit 75 sites.**

**Au sein de la DPI, et sous la responsabilité du Directeur du Patrimoine Immobilier, l’assistant(e) de direction assure la gestion et le suivi administratif des dossiers techniques et l’organisation générale du Service Patrimoine Immobilier.**

**Ses principales missions sont**:
**Assurer le secrétariat du service Patrimoine Immobilier**:

- Accueil téléphonique et physique ;
- Gestion du courrier interne et externe, dont : tableau de suivi des courriers en RAR, Scan et Archivage de l’ensemble des courriers et des contrats signés ;
- Planification et organisation des réunions ;
- Classement général ;
- Recherche documentaire ;
- Gestion de l’arborescence informatique DPI ;
- Rédaction, relecture ou mise en forme de courriers ou présentations ;
- Remise des parapheurs en signature et leurs suivis ;
- Gestion des feuilles de présence et suivi des plannings de congés ;
- Gestion des fournitures / économat du service ;
- Assistance tâches administratives des collaborateurs : feuilles de présence et réservations d’hôtel et voyages ;
- Transmission des factures à l’émetteur de la commande
- Missions diverses d’assistance du directeur du patrimoine immobilier et des chefs de service ;
- Elaboration et organisation des courriers et documents types ;
**Assurer le traitement administratif et financier des dossiers**:

- Complément et mise à jour du tableau de suivi d’activité du contrôle de gestion pour les budgets liés au service.
- Elaboration, exploitation et suivi des tableaux de bords administratifs et techniques de la DPI.
- Organisation et contrôle de l’arborescence régissant les archives de la DPI.
- Suivi des documents de présentations
- Réalisation de contrôle aléatoires dans les dossiers d’archives numériques de la DPI avec respect des chemins et des règles de nommage et rendre compte aux chefs de service

**Gérer les demandes de subventions et divers dossiers administratifs**
- Montage et suivi des dossiers de subvention

**Représenter la SPA lors des réunions extérieures et des actions organisées (salons, congrès et autres évènements).**

**Venir ponctuellement remplacer l’assistance de direction du Président**

**Venir ponctuellement aider l’accueil (pendant les vacances scolaires)**
- Liste non exhaustive_

**FORMATION ET EXPÉRIENCE**
- Formation en assistanat de direction requise avec une spécialisation en BTP
- Expérience professionnelle souhaitée à un poste similaire au sein d’un cabinet d’architecture ou entreprise BTP

**SAVOIR-ÊTRE**
- Réactivité et disponibilité
- Capacité d’écoute et sens du service
- Aisance rédactionnelle
- Méthodologie
- Prise d’initiative
- Savoir rendre compte

**COMPETENCES TECHNIQUES**
- Maitrise des tâches de secrétariat et de gestion budgétaire
- Maitrise des outils bureautiques (Pack office)
- Méthode de classement et d’archivage
- Connaissance du secteur BTP

Poste en CDI, temps plein, à pourvoir dès que possible, basé au sein du Siège SPA situé à PARIS (75017).