Assistant(E) Administratif D'une Clinique Pédagogique

**À propos du poste**
Implanté à Lille au cœur d’Eurasanté, l’Institut Supérieur d’Ostéopathie de Lille (InSO Lille) forme depuis près de 20 ans des professionnels libéraux ostéopathes. Cette formation s’étale sur 5 années d’études et inclut, en fin de cycle, une mise en pratique professionnalisante au sein de la Clinique Ostéopathique Lilloise, un établissement interne à l’Ecole et qui compte plus de 15 000 consultations chaque année. Le poste d’assistant(e) administratif affecté(e) à la clinique de l’Ecole répond aux besoins d’une part, de l’activité clinique de l’institut, et d’autre part aux besoins propres de la dynamique du programme de formation de nos étudiants.

**Responsabilités**

En interaction permanente avec les coordinatrices cliniques, l’assistant(e) clinique aura 4 principaux axes de travail:
**1.** **La gestion quotidienne du personnel clinique**
- Garantir une bonne répartition des tuteurs, des étudiants, et des patients en suivant un cahier des charges établi par les responsables cliniques (planification de l’activité clinique)
- Garantir l’accueil physique et téléphonique des étudiants en clinique et des tuteurs ostéopathes
- Garantir le bon respect du règlement clinique et la bonne saisie administrative des retards, absences ou écarts au règlement des étudiants

**2.** **L’accompagnement du parcours de soins des patients**
- En suppléance du secrétariat clinique : assurer l’accueil téléphonique des patients et la prise de rendez-vous (doctolib)
- Tenir un cahier journalier d’évènements inhérents à l’activité clinique (cahier de transmissions cliniques)
- Editer les factures de soins sur demande des patients (en lien avec la comptabilité)
- Recueillir les avis patients dans le cadre des enquêtes de satisfaction

**3.** **La gestion logistique et administrative de la clinique**
- Garantir le bon suivi de la maintenance et l’exploitation des logiciels et outils cliniques (stilléo)
- Garantir l’ouverture des plages de consultation en lien avec les motifs de consultation et les niveaux des étudiants (Doctolib)
- Répondre aux sollicitations administratives de ses supérieurs hiérarchiques
- Programmer, organiser et saisir les notes des évaluations cliniques
- En suppléance du service de comptabilité : assurer la saisie et la programmation informatique des nouveaux tuteurs cliniques
- Communiquer sur la fréquentation clinique hebdomadaire
- Archivage des documents journaliers
- Gestion des stocks et des commandes des consommables et équipements cliniques

**4.** **La gestion logistique et administrative des stages hospitaliers et en entreprise**
- Planifier les étudiants en stage et communiquer avec les services hospitaliers
- Garantir le bon déroulement logistique (matériel / carnet de stage )
- Recueillir, archiver et communiquer sur les retours d’étudiants en fin de stage
- **PROFIL RECHERCHE**_
- Bac + 2 minimum exigé, type BTS secrétariat médical, assistant manager ou formation assimilée
- Bonnes connaissances d’un ou des logiciels du système informatique interne : DOCTOLIB - HYPERPLANNING (HP)
- Maitrise avancée des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, Outlook)
- Maîtrise de la grammaire, de l’orthographe, et de l’expression orale
- Connaissances approfondies : communication, relationnel, stratégie et organisation
- La connaissance de l’enseignement supérieur et de la formation professionnelle serait un plus
- **QUALITES REQUISES**_
- Sens de l’organisation et des responsabilités
- Rigueur et sens des priorités
- Dynamisme, réactivité et adaptabilité
- Assertivité vis-à-vis des étudiants
- Polyvalence
- Esprit d’équipe
- **EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE**_

Expérience d’un secrétariat médical et/ou pédagogique polyvalent souhaitée
- **DIRECTION DE RATTACHEMENT**_ : n+1 : coordinateurs cliniques - n+2 : Mme MEUNIER, directrice
- **SECTEUR D’AFFECTATION**_ : Secrétariat clinique - Institut Supérieur d’ostéopathie de Lille
- **RATTACHEMENT HIERARCHIQUE**_ : N+1 : Responsables cliniques, N+2 : direction
- **TYPE DE CONTRAT**_ : CDI
- Quotité de temps de travail : 100%
- Type de roulement : semaine + astreintes 1x / mois le samedi matin
- Base horaire : 35 heures
- **SALAIRE ET AVANTAGES**:_
- 21 000 - 23 000 euros brut / an
- Chèques restaurant

Type d'emploi : Temps plein

Horaires:

- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel