Office Manager

**Solutia Strasbourg**est une structure spécialisée dans l'aide à domicile, dédiée à offrir des services variés adaptés aux besoins de chacun. Avec une équipe de 250 professionnels passionnés, nous intervenons non seulement auprès des personnes en situation de dépendance ou de handicap, mais également dans le domaine de la garde d’enfants, qu'ils soient en situation de handicap ou non, ainsi que dans les services de ménage destinés aux "actifs" qui souhaitent concilier vie professionnelle et personnelle. Notre approche est centrée sur l'écoute et la bienveillance, visant à améliorer le quotidien de nos bénéficiaires, tout en favorisant leur autonomie et leur bien-être. Nous croyons en l'importance d'offrir des solutions personnalisées qui répondent aux besoins spécifiques de chaque client. **Solutia Strasbourg** se distingue par son engagement envers l'innovation et la qualité de service. En rejoignant notre entreprise, vous intégrerez une structure dynamique où l'esprit d'équipe et la collaboration sont primordiaux. Vous aurez l'opportunité de contribuer à des projets variés, touchant à l'amélioration continue de nos services, tout en évoluant dans un environnement de travail stimulant et enrichissant. **Fiche de Poste : Office Manager en Apprentissage - Support RH et Comptabilité** **Missions principales**: L'Office Manager aura pour mission de contribuer à la vie du département de la Performance et de l’Engagement dans leurs tâches administratives de premier niveau. Ce pôle regroupe les fonctions supports à savoir la comptabilité et les ressources humaines. Nous avons choisi de nommer ainsi ce poste parce que nous nous devons, pour nos collaborateurs mais également pour nos bénéficiaires, d’apporter de la Performance et de l’Engagement afin de créer un modèle vertueux. La liste des missions ci-dessous n’est ni limitative ni exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins de l’entreprise ainsi que des appétences de la personne en poste. **Support au service RH**: - **Saisie des absences** : Enregistrement et suivi des absences (congés, arrêts de travail, etc.) des collaborateurs. - **Vérification de la complétude des dossiers collaborateurs** : Contrôle et mise à jour des documents nécessaires (contrats, fiches de paie, documents administratifs). - **Suivi des visites médicales**: Coordination du suivi des visites médicales obligatoires (initiale, périodique, de reprise). - **Participation aux travaux préparatoires de la paie** : Aide à la préparation des éléments nécessaires à l'élaboration de la paie et notamment les frais kilométriques. **Support au service Comptabilité**: - **Saisie des règlements** : Enregistrement des paiements reçus (virements, chèques, etc.) et mise à jour des comptes clients/fournisseurs. - **Assistance TVA** : Aide à la collecte des documents nécessaires pour le calcul et la déclaration de la TVA. - **Relance des impayés** : Suivi des créances clients, relance des impayés et mise à jour du tableau de bord des créances. - **Enregistrement, pointage et lettrage** : Enregistrement des écritures comptables, pointage des comptes et lettrage des factures fournisseurs et clients. **Office Management**: - **Gestion des fournitures** : Suivi des besoins en fournitures de bureau, commande auprès des fournisseurs et gestion des stocks. **Missions transverses**: - **Gestion des appels** : Prise en charge des appels téléphoniques entrants, orientation des demandes vers les bons interlocuteurs et prise de messages. - **Archivage et classement** : Organisation et gestion de l'archivage physique et numérique des documents administratifs, RH et comptables selon les procédures internes de l'entreprise. **Compétences requises**: - **Organisation** : Capacité à organiser et prioriser les tâches de manière efficace. - **Rigueur** : Attention aux détails et précision dans les missions de vérification, saisie et gestion des documents. - **Communication** : Bonnes compétences en communication écrite et orale, aisance téléphonique. - **Maîtrise des outils bureautiques** : Bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel). - **Discrétion** : Respect de la confidentialité des informations traitées. **Qualités recherchées**: - **Autonomie et sens des responsabilités** : Être capable de gérer ses missions de manière semi-autonome et proactive. - **Esprit d'équipe** : Capacité à collaborer de façon efficiente avec les différentes parties prenantes. - **Polyvalence et flexibilité** : Capacité à s'adapter aux besoins variés du poste et aux missions multiples. Type d'emploi : Temps plein, Alternance Rémunération : 486,49€ à 1 801,80€ par mois Horaires: - Du lundi au vendredi - Travail en journée Lieu du poste : En présentiel