Assistant(E) de Gestion

Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité(passation de poste prévue), et sous l'autorité du Gérant de l'entreprise, le titulaire du poste assurera les missions suivantes : GESTION DE LA RELATION CLIENT / FOURNISSEUR Gestion du courrier entrant et sortant : -Transmission des courriers importants au gérant -Traitement direct des autres éléments (encaissement des chèques reçus, envoi des formulaires à retourner aux organismes.) Gestion du standard téléphonique : -Prise d'appel et dispatch aux interlocuteurs concernés -Renseignements GESTION ADMINISTRATIVE Dans le cadre de la gestion administrative, le titulaire du poste sera responsable du : -Classement et archivage des dossiers administratifs, mensuels, annuels (bilans, location immobilière, services de l'administration.) -Gestion des dossiers du personnel : -Rédaction des contrats de travail avant envoi pour vérification -Préparation des variables de paie, -Suivi des congés payés, -Classement des documents RH, -Mise à jour du registre du personnel, -Suivi des visites médicales, -Suivi des carte BTP, -Création et suivi des demandes d'autorisation de travail -Rédaction de courriers -Suivi des adresses mails (création des adresses) GESTION COMPTABLE Dans le cadre de la gestion comptable, le titulaire du poste sera responsable de : -Rédaction et envoi des factures clients (ERP ODOO) y compris des factures de sous-traitance -Enregistrement des factures fournisseurs sur la plateforme IZIWORK -Gestion de l'échéancier des paiements fournisseurs -Suivi et relance des paiements clients -Paiements des fournisseurs -Réception et classement des éléments bancaires -Rapprochement bancaire -Transmission des éléments bancaires, clients et fournisseurs au cabinet (mensuellement) ACHATS Dans ce domaine, le titulaire est chargé de : -Recenser et enregistrer les besoins en consommables, -Préparer les bons de commandes associés, -Suivi du bon acheminement. APPELS D'OFFRES Le titulaire est le responsable : -Du recensement des appels d'offre sur les supports de publication spécifiques -Du suivi auprès des chargés d'affaire (validation ou non des AO) -Des envois par voie électronique des offres élaborées par l'entreprise GESTION DU PARC VEHICULE ET TELEPHONIQUE Le titulaire gère l'ensemble du parc véhicule : -Suivi des entretiens -Prise de RDV -Suivi des sinistres -Carte grise Le titulaire gère l'ensemble du parc téléphonique : -Création de ligne -Suppression de ligne -Anomalie de surconsommation des collaborateurs -Achats de mobile MANAGEMENT D'UNE ÉQUIPE Dans le cadre de ses responsabilités, le titulaire du poste est le responsable hiérarchique du personnel dédié à la gestion administrative, comptable et du personnel de l'entreprise. PROFIL Vous maitrisez le PACK OFFICE et connaissez les logiciels et plateformes suivants : -Maximilien -AWS Achats -CHORUS PRO -IZII WORK -ODOO Programmation : Vous travaillez du lundi au vendredi en présentiel. L'entreprise se situe dans une zone non desservie par les transports en commun.
- **Qualification**:Employé qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:5 An(s)
- **Formation**:Bac+3, Bac+4 ou équivalents
- **Langue(s)**:Français
- **Compétences recherchées**:

- Préparer les éléments constitutifs de la paie
- Assurer la gestion administrative d'une activité
- Suivre des actions de formation, de mobilité ou de reclassement
- Suivi de la comptabilité
- Gestion des appels d'offres
- Faire preuve d'autonomie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités