Gestionnaire Administratif Du Personnel Des Offices

Ville ouverte sur la mer, Nice est un territoire dynamique composé de plus de 340 000 habitants.

Au cœur de la Métropole Nice Côte d’Azur depuis le 1er janvier 2012, la ville de Nice emploie près de 6 000 agents pour un budget annuel de l’ordre de 800 millions d’euros, lui permettant ainsi d’offrir à ses habitants un service public de proximité de qualité

**Contexte du recrutement et définition de poste**:
**Au sein de la Direction de la Restauration scolaire et collective, le service de la prestation des offices a pour mission de gérer le personnel des cantines scolaires de la Ville de Nice.**

**Vous serez en charge de la gestion des accueils de loisirs, de la paie, de la veille juridique, de la formation professionnelle, des contrats et des demandes de CDD, du suivi quotidien des agents volants, de la gestion des conflits, des déplacements occasionnels sur sites, ainsi que de l’accueil physique et téléphonique du personnel des offices et de la délivrance des renseignements.**

**Vos missions principale**s seront**:

- **La gestion administrative du personnel des offices du secteur dédié**:

- La gestion de la paie:

- vous réceptionnerez, contrôlerez et saisirez les états de présence ainsi que les requêtes de paie des agents de votre secteur,
- vous vérifierez la conformité des états de présence des agents de ménage, en lien avec les économes,
- vous assurerez le suivi des heures non effectuées ou non déduites de la paie (récupérations, suivi dans le tableau de contrôle),
- vous réaliserez les attestations d’heures pour les vacataires et agents non titulaires.
- La gestion des absences et des accidents de travail:

- vous assurerez la gestion administrative des arrêts maladie et des accidents du travail de votre secteur,
- vous préparerez les éléments nécessaires aux enquêtes sur les accidents du travail et maladies professionnelles, en lien avec la responsable RH des offices,
- vous accueillerez et informerez les agents victimes d’un accident du travail,
- vous établirez les déclarations d’accident et les triptyques selon la procédure en vigueur (transmission sous 48h à la DRH),
- vous enregistrerez les données dans le tableau d’analyse des accidents du travail et informerez votre hiérarchie,
- vous gérerez l’affectation quotidienne des agents volants (ASEA) pour les remplacements dans les différents secteurs.
- La gestion des courriers du personnel:

- vous assurerez la gestion administrative des demandes (disponibilité, congés exceptionnels, congé parental, etc.),
- vous tiendrez à jour le tableau des entrées et sorties du personnel de votre secteur,
- vous transmettrez les dossiers validés à la DRH (scan, envoi et classement dans le dossier de l’agent),
- vous rechercherez et mettrez à jour les informations relatives aux prolongations ou reprises d’activité,
- vous informerez quotidiennement votre hiérarchie des difficultés rencontrées par les agents ou les structures,
- vous trierez et diffuserez les courriers internes destinés aux agents.
- La tenue des dossiers du personnel:

- vous assurerez le suivi des manières de servir, des mises en stage et du classement des documents dans les dossiers agents,
- vous enregistrerez les informations dans les fichiers de suivi et transmettrez les originaux à la DRH,
- vous traiterez les fiches d’aptitude, de reclassement et d’aménagement de poste, en assurant leur classement et leur suivi,
- vous suivrez les cumuls d’emploi et les consignerez dans le tableau de suivi,
- vous consoliderez les tableaux de grève de votre secteur, réaffecterez les agents disponibles et saisirez les grévistes dans le logiciel RH,
- vous contrôlerez et ajusterez les horaires de travail des offices, en assurant leur classement dans les dossiers correspondants,
- vous élaborerez et mettrez à jour les calendriers annuels de travail (35h) en lien avec les accueils de loisirs et les états de présence.
- La gestion des affectations et des formations:

- vous collecterez et vérifierez les vœux d’affectation des agents pour les périodes extrascolaires,
- vous établirez et diffuserez les plannings d’affectation, en lien avec les gestionnaires RH si nécessaire,
- vous assurerez le suivi des formations et leur classement dans les dossiers du personnel.
- L'accueil et l'orientation du personnel:

- vous accueillerez et renseignerez les agents (physiquement et par téléphone),
- vous orienterez les demandes vers les bons interlocuteurs et assurerez la transmission des informations au sein de l’équipe,
- vous effectuerez un reporting régulier auprès de la responsable du personnel des offices.

**Missions spécifiques du poste**:

- La gestion des accueils de loisirs:

- vous planifierez de manière autonome les affectations de l’ensemble des agents, en lien avec la responsable du personnel des offices (économes et préparatrices),
- vous vérifierez les besoins en effectifs avec les chefs de secteur et assurerez le suivi des modifications,
- vous contrôlerez la cohérence des besoins en personnel en f