Apprenti(E) Secrétaire Administrative

**Additional Information**
**Job Number**25154321
**Job Category**Administrative
**Location**Riviera Marriott Hotel La Porte de Monaco, Port de Cap d'Ail, Cap d'Ail, Alpes-Maritimes, France, 6320
**Schedule**Full Time
**Located Remotely?**N
**Position Type** Non-Management

Intéressé de travailler dans un Hôtel de Luxe ? Ce poste est donc pour vous

Le Riviera Marriott Hotel la Porte de Monaco est à la recherche **d'un(e) Secrétaire de Direction **

Si vous êtes passionné par l’industrie hôtelière ; Si vous voulez travailler dans un environnement où vous serez reconnu, respecté et responsabilisé, vous avez donc trouvé le bon endroit

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**Résumé des fonctions**

L'Apprenti(e) Secrétaire Administratif est en charge de la RSE assiste le Directeur Général et facilite ses missions, prenant en charge la rédaction de ses courriers, la rédaction des comptes rendus de réunion qu’il anime, la rédaction des courriers de réponse aux clients. Elle/Il gère le courrier entrant de l’entreprise et le distribue à l’ensemble des départements concernés. Elle/Il prend également en charge l’aspect de la Responsabilité Sociétale et Environnemental d’Entreprise, telles que les relations avec les associations caritatives, dont l’hôtel est partenaires, les actions en faveur de la protection de l’environnement, l’organisation d’éventuels événements internes et la communication faîte au sein, et à l’extérieur de l’hôtel sur ces événements.

**MISSIONS SPECIFIQUES**:

- **Gestion Administrative**:

- Prépare, rédige et distribue les comptes rendus de réunions tenues par le Directeur Général aux différentes parties prenantes concernées ;
- Gère le courrier sortant ainsi que le courrier entrant, en mentionnant la date de réception sur chaque correspondance, et distribue les correspondances à chacun des départements auxquelles elles sont adressées ;
- Gère les appels entrants pour le Directeur Général en son absence, prend les messages ;
- Etabli et prépare les bons de commandes de tous les départements ;
- Fait le suivi administratif des différents départements ;
- Est en charge des audits internes à la marque, des audits légaux et environnementaux ;
- Assure le suivi des retours clients et gère l’attribution des récompenses aux associé(e) mentionné(e)s ;
- Représente la Direction lors des permanences effectuées certains week-ends afin d’assurer le bon fonctionnement de l’établissement.
- **Responsabilité Sociétale et Environnementale d’Entreprise**:

- Se tient informé en permanence de l’évolution de la législation en matière d’environnement, afin de proposer des actions correctives, ou des actions avant-gardistes au sein de l’entreprise ;
- Est un membre actif du Business Council France ;
- Coordonne les efforts en matière de RSE de l’ensemble de l’entreprise, et éventuellement mutualise ces efforts avec les hôtels partenaires ;
- Propose, planifie, organise et exécute des actions ou des événements internes et/ou externes à l’entreprise, en faveur d’association caritatives ou en faveur de la protection de l’environnement ;
- Déploie et suit la politique RSE de l’établissement (environnement, social, éthique, gouvernance)
- Anime un plan d’action RSE en collaboration avec les services (tri des déchets, économies d’énergie, achats responsables, sensibilisation des équipes) ;
- Organise des actions de sensibilisation internes : journées environnement, formations, challenges écoresponsables ;
- Réalise des reportings RSE, bilans annuels et documentation en lien avec les labels ou certifications (Clé Verte, ISO, etc.) ;
- Veille réglementaire et bonnes pratiques en matière de développement durable et hôtellerie responsable ;
- **Procédures et Standards**:

- Protège la sécurité et la confidentialité des informations des clients ou des collègues de travail ;
- Maintient la confidentialité des équipements ou des données de l’entreprise ;
- Suit l’ensemble des procédures de l’entreprise et/ou du service ;
- **Communication**:

- S’adresse aux collègues et aux clients en utilisant un langage clair, approprié et professionnel ;
- Assiste les collègues de travail et s’assurer de leur bonne compréhension de leur mission ;
- Communique avec les collègues de travail sur les besoins du service ou éventuels incidents de manière discrète, en dehors des espaces clients ;
- **Ressources Humaines**:

- Etablie et maintient une relation de travail ouvert et efficiente avec l’ensemble des membres de l’équipe ;
- Utilise l’ensemble des outils de formation afin de garantir une bonne formation et une bonne intégration des nouveaux associés, et en faire le suivi ;
- Contribue au respect strict du budget de masse salariale établi et s’assure de la bonne gestion des soldes de jours de congés de façon générale en collaboration avec la Direction des Ressources Humaines et le Service Financier ;
- Prend en charge la tenue des entretiens annuels d’évaluation pour l’ensemble des salar