Assistant(E) Administratif(Ve)

Solutions médicales pionnières et fiables pour améliorer les vies que nous touchons: Convatec est une entreprise mondiale de technologie et de dispositifs médicaux conçus pour la prise en charge des maladies chroniques. Notre expertise est reconnue dans les domaines de la cicatrisation, de la stomathérapie, du sondage urinaire et des dispositifs de perfusion. Face à un accroissement significatif de l’activité de la division Stomathérapie au sein de la filiale France de Convatec, nous recherchons un(e) **Assistant(e) Administratif(ve)** pour une mission temporaire en CDD de 6 mois à partir du 1er septembre 2025. Rattaché à la Responsable Marketing, ce rôle contribuera directement à la gestion fluide de nos opérations et au succès de nos initiatives marketing et commerciales. Vous serez en charge de la **gestion administrative**de nos activités. **Vos responsabilités s'articuleront autour de deux axes majeurs**: **Suivi des Dépenses** - **Création/mise à jour des Fournisseurs**: Constituer les dossiers administratifs et soumettre les demandes de création/mise à jour des fournisseurs auprès du service comptabilité, en assurant les relances nécessaires pour la bonne intégration des nouveaux partenaires. - ** Génération des Bons de Commandes**: Centraliser la réception des devis, soumettre les demandes d'achat dans notre ERP interne (SAP), réceptionner les bons de commande une fois les demandes d’achat approuvées et transmettre les bons de commandes aux fournisseurs dans le respect des échéances. Maintenir à jour le fichier de suivi des dépenses et du budget marketing, en veillant à la bonne allocation de chaque dépense sur les projets/centres de cout. - ** Suivi des Factures Fournisseurs**: Vérifier la conformité des factures avec les devis validés au préalable, demander les ajustements si nécessaire, transmettre les factures au service comptabilité et valider les factures dans notre ERP (SAP) avant chaque paiement. Assurer le suivi des paiements auprès du service comptabilité et gérer les relations avec les fournisseurs. - ** Archivage**: Organiser et archiver tous les devis, bons de commandes et factures dans le dossier adéquat. - ** Gestion des Paiements Spécifiques**: Gérer les demandes d'acomptes, les paiements urgents ("rush payment") et les paiements uniques ("one-time payment") auprès du service comptabilité. - ** Gestion des frais de déplacement des clients**: Collecter les informations et justificatifs nécessaires, générer la note d’honoraires pour demander sa mise en paiement auprès du service comptabilité. - ** Règlement des Investigateurs**: Compléter les fiches de renseignement des investigateurs et transmettre les informations nécessaires pour le traitement des paiements auprès du service paye. **Gestion des contrats et événements de la division Stomathérapie** - **Préparation du dossier administratif des événements (Patients et Professionnels de Santé)**: S'assurer de la complétude et de l'actualisation de toutes les pièces justificatives nécessaires pour la constitution des dossiers contractuels. - ** Rédaction et Suivi des Contrats**: Rédiger les contrats en utilisant le modèle disponible, obtenir les validations requises (juridique, réglementaire, marketing et commercial), gérer la mise en signature de chaque contrat et assurer les relances auprès des signataires si nécessaires pour veiller au respect des délais. - ** Déclarations de Conformité en amont des événements/activités**: Effectuer les déclarations sur l'outil de conformité interne et obtenir leur validation, puis archiver la notification de validation dans le dossier adéquat. - ** Déclarations aux Autorités Compétentes en amont des événements/activités**: Récupérer les dossiers complets auprès des équipes terrain en coordination avec la force de vente, vérifier l'exhaustivité des dossiers et rechercher les informations manquantes le cas échéant, puis procéder aux déclarations sur les plateformes des ordres des professionnels de santé (EPS et IDAHE) dans le respect des délais légaux. - ** Suivi Post-Événement**: Coordonner la récupération des factures de location de stand après chaque événement. - ** Déclaration de Transparence Post-Événement**: Compléter le fichier de la base de données publique de transparence et le soumettre sur la plateforme officielle transparence santé avant la date limite. **Profil Recherché** Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et proactive, dotée d'un excellent sens du service. Vous faites preuve d'autonomie et d'une grande capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Vous communiquez de manière proactive et transparente sur l’avancée de vos missions : vous dites ce que vous faites et faites ce que vous dites. Vous avez un esprit solutionniste et faites preuve de pragmatisme et agilité face aux défis. Vous aimez travailler dans la bonne humeur et savez y continuer. Vous êtes basé en région parisienne. Compétences indispensables - Une précédente expérience dans un rôle administratif