Assistant(E) Medico-administratif

**Position dans la structure**:
**Autorité hiérarchique**:

- Madame G. ZANTMAN, Directrice des Ressources Humaines
- Docteur S. RENER, Cheffe de Pôle

**Autorité fonctionnelle**:

- Docteur C. CELIS-GONZALEZ Responsable Médicale du CMP
- Docteur T. BEGUIN Responsable Médical Hôpital de Jour

**Liaisons fonctionnelles**:
**Interne au Pôle**:
Médecins, Cadres de santé, infirmières, et équipe pluridisciplinaire pour échange d’informations pour organisation de la prise en charge du patient

**Externe au Pôle**:
DQRJU, Tutelles, Formation Professionnelle, Services Techniques, Administratifs et généraux

**Externe à l’établissement**:
Etablissements de santé et services internes, familles, A.S.E, institutions spécialisées, DT-A.R.S, S.M.P.R, médecins généralistes ou spécialisés, Mairies, Commissariats, etc

**Intitulé du poste**:
Assistante Médico-Administrative H/F

Structure : CMP de BAGNOLET & Hôpital de Jour - 59/61 Rue Victor Hugo 93170 Bagnolet (Service du Docteur S. RENER)

Téléphone : 01 48 44 32 09 et/ou 01 43 60 99 83 (CMP)

01 43 60 22 15 (Hôpital de Jour)

**Description synthétique du poste**:

- Accueillir et orienter les différents interlocuteurs (patients, usagers, professionnels) : physique, téléphonique et courriel
- Saisir les actes et rendez-vous dans le logiciel CORTEXTE
- Traitement des courriers, des dossiers, des documents, rapports, comptes rendus et certificats médicaux (saisie, mise en forme, enregistrement, tri, diffusion)
- Assurer la traçabilité et la conservation des données : numériser, classer, archiver
- Saisies de l’activité (DPI et Cortexte), selon les règles d’IDENTITO Vigilance
- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
- Planifier et gérer les rendez-vous des patients
- Transmissions et partages des informations inter-équipes
- Gérer et planifier l’agenda électronique
- Organiser et participer aux staffs et réunions ; rédaction et diffusion des comptes rendus
- Assurer le secrétariat du CMP et de l’hôpital de jour
- Gérer la commande papeterie avec le Cadre du CMP et de l’hôpital de jour

**Missions générales***:

- Accueillir et renseigner les patients, leurs proches, les partenaires externes.
- Hiérarchiser et planifier les activités du secrétariat à réaliser
- Garantir la qualité et la sécurité de l’accueil ainsi que l’orientation des usagers
- Participer à la communication en interne et en externe
- Organiser et planifier les archives du secrétariat

**COMPETENCES REQUISES**:
**Missions principales**:

- Saisie quotidienne et suivi des informations dans le DPI (logiciel CORTEXTE)
- Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés
- Planification, saisie et émission des certificats médicaux relatifs à la loi du 05/07/2011 (modifiée en 2013)
- Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux

**Missions générales***:

- Accueillir et renseigner les patients, leurs proches, les partenaires externes.
- Hiérarchiser et planifier les activités du secrétariat à réaliser
- Garantir la qualité et la sécurité de l’accueil ainsi que l’orientation des usagers
- Participer à la communication en interne et en externe
- Organiser et planifier les archives du secrétariat

**Missions principales**:

- Saisie quotidienne et suivi des informations dans le DPI (logiciel CORTEXTE)
- Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés
- Planification, saisie et émission des certificats médicaux relatifs à la loi du 05/07/2011 (modifiée en 2013)
- Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux

**Missions spécifiques**:

- Aptitude de contact et d’accueil auprès de patients souffrants d’une pathologie psychiatrique, de leurs proches et des partenaires extérieurs

**Connaissances**:
**Savoir-faire requis**:

- Prendre des notes et les retranscrire
- Hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser
- Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches.
- Dynamisme
- Esprit d’initiative
- Esprit d’équipe et adaptabilité
- Sens des responsabilités
- Maîtrise de soi
- Esprit d’ouverture et d’équité

**Savoir être**:

- Discrétion professionnelle
- Qualités relationnelles
- Capacité à travailler en équipe

**Connaissances requises**:

- Outils bureautiques (Cortexte, Word, Excel, Intranet/Internet)
- Techniques de communication / accueil physique et téléphonique
- Droit des patients en psychiatrie et Droit hospitalier
- Organisation et fonctionnement interne de l’Etablissement
- Vocabulaire médical

**Grade**:
AMA (Assistante Médico-Administrative) - **Diplôme **:Baccalauréat Sciences Médico-sociales - Secrétariat Médical

Ou Adjoint(e) Administratif(ive) - Secrétariat

**Particularité du poste**:
Communiquer et échanger les informations avec ses collègues Secrétaires pour