Alternant/e - Assistant/e Direction Achats (H/F)

**Job Description Summary**:
**Your tasks**:

- Proactively plan & coordinate the Leader schedule, with detailed Outlook calendar management and extensive travel management activities
- Provide discreet and confidential coordination of sensitive personal & business information
- Plan, schedule, organize & prioritize business meetings and travel itineraries, rapidly responding to schedule changes and unexpected events
- When managing travel plans, ensure the validity of visas and passports, provide detailed itinerary coordination, including flights, hotels, car service arrangements etc, and liaise with internal/external partners to ensure appropriate support at destination. Close coordination with the GE REN Global Security team to manage risks of travel to sensitive areas
- Perform office management & administrative activities, managing and filtering calls, preparation of notes, letters and other correspondence
- Prepare power points presentations, reports, spreadsheets, meeting minutes etc as required
- Participate in the management of expense accounts and budgets, preparation and reconciliation of expense accounts, process travel expense reports

**Your profile**:

- BAC + 2/3 level or equivalent, with extensive experience as an Executive Assistant, or equivalent knowledge or experience
- Track record in assisting senior leaders efficiently & effectively
- Strong IT capabilities (Outlook, MS Office Pack, MS Teams, Workday, online systems).
- Organized, rigorous, with good communication skills (oral and written) and ability to communicate effectively with all levels of internal & external organizations.
- Collaborative working style and ability to work transversally, able to establish good relationships with colleagues.
- Proactive, able to work methodically, analytically, and make decisions in ambiguous & complex situations.
- Proven ability to provide absolute security for highly confidential information.
- Fluent English, written and oral is a must have

**Missions Principales**:
Au sein de la Direction Achats - Approvisionnement & Qualité Fournisseurs (+ de 100 personnes), dans un contexte international, l’assistant(e) aura pour mission de:

- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions ).
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ).
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales,).
- Gestion des réunions : assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers, assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Gestion des notes de frais.
- Participer activement à la vie quotidienne de l’équipe ( basée à Nantes et dans les autres pays)

**Profil**:

- Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI, ou expérience/connaissance équivalente
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence,)
- Connaissances en gestion administrative
- Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
- Très bon niveau d’anglais (écrit & oral) : langue quotidienne de travail
- Esprit d’initiative, discrétion, organisation et rigueur, réactivité et autonomie, esprit de synthèse et d’analyse, esprit d’équipe, capacités rédactionnelles, sens de l’écoute et de la communication

**Additional Information**:
**Relocation Assistance Provided**:No