Secrétaire Medical Chargé D'acceuil

_Le SAMSAH_ _Paris de l’Œuvre Falret a pour mission de contribuer à la réalisation du projet de vie de personnes adultes en situation de handicap psychique, au moyen d’un accompagnement médico-social au domicile, au sein du service ou à l’extérieur, en coordination avec les autres structures et professionnels intervenant auprès de ces personnes. _
- Cet accompagnement vise à favoriser le maintien ou le développement de l’autonomie, des liens familiaux, sociaux et/ou professionnels. _

**Mission principale**

Le secrétaire médical chargé d’accueil est responsable de l’accueil physique et téléphonique auprès de toute personne contactant ou se présentant au service. Il est aussi assistant administratif et logistique du Chef de service.

**Positionnement dans l’équipe**

Sous la responsabilité hiérarchique du Chef de service du SAMSAH, par délégation de la Directrice de la Plateforme Inclusion Sociale Paris, le secrétaire médical chargé d’accueil fait partie de l’équipe pluridisciplinaire du SAMSAH composée d’un psychiatre, d’une psychologue, d’infirmiers, d’aides-soignants, d’accompagnants éducatif et social, d’éducateurs spécialisés, de conseillères en économie sociale et familiale, d’assistants de service social.

Intégré dans ce travail d’équipe, le secrétaire médical chargé d’accueil est soumis au secret partagé, qui concerne les informations qui viendraient à sa connaissance par la personne elle-même ou par des tiers/partenaires et dont la transmission à l’équipe présente un intérêt pour l’accompagnement de la personne.

**Missions** **de secrétariat médical chargé d’accueil**

**Responsable de l’accueil**
- Gestion des appels et transmissions des messages à l’ensemble de l’équipe. Tenue d’un cahier d’appels.
- Transmission d’informations et de renseignements obtenus auprès des partenaires et des personnes dans le cadre des demandes d’accompagnement adressées au service : création de la fiche de demande d’admission, recueil des données médicales et transmission au Chef de Service.
- Accueil physique et orientation de toute personne se présentant sur le service. Pour les personnes accompagnées, cet accueil doit être bienveillant et adapté à chacune.
- Le secrétaire médical chargé d’accueil s’assure des bonnes conditions matérielles d’accueil.

**Assistant administratif et logistique du chef de service**
- Mise à jour du planning CEGI et soutien technique au chef de service.
- Création du dossier sur CEGI, saisie des congés et des absences
- Création de la pochette remise aux nouveaux salariés.
- Gestion, envoi et transmission du courrier (information du reste de l’équipe de la documentation entrante : revues, catalogues ), classement et archivage de tout document remis par le chef de service. Gestion du registre d’arrivée et de départs du courrier. Gestion du stock de timbres.
- Proposition d’outils de travail et suivi des données administratives (statistiques, listings divers, tableaux MDPH, ASL, CDA, PPA, etc.)
- Tâches de secrétariat : mise en forme de documents (notamment le rapport d’activité annuel), rédaction de courriers, création et diffusion d’invitations diverses, etc.
- Gestion plannings d’occupation des salles communes (entretien, réunion, office)
- Gestion logistique : gestion de l’ensemble des stocks (fournitures de bureau, alimentation pour la convivialité, hygiène, produits d’entretien), suivi des interventions des fournisseurs et de l’agent d’entretien.
- Réactualisation, mise à jour et mise à disponibilité des documents de présentation du service et de l’association (plaquettes) et des documents remis aux personnes accompagnées (règlement de fonctionnement, livret d’accueil, etc.)
- Création, classement, archivage des dossiers papiers et numériques des usagers.
- Gestion de la caisse et des tickets-repas (commande, suivi), en lien avec le Chef de service. Distribution des chèques cadeaux, chèques vacances et émargement.
- Le secrétaire médical chargé d’accueil du SAMSAH est également invité à participer à la vie du service et de la Plateforme en participant à des groupes de travail et de réflexion.
- Missions administratives ponctuelles pour l’équipe mobile MEPASS (gestion de la caisse et envoie de courriers).

Compétences/Savoir-être***

**Savoir-faire**:
Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Publisher, Power Point, logiciels spécifiques (CEGI)

**Savoir être**:
Sens de l’accueil, aisance relationnelle, capacité d’écoute

Capacité d’organisation et prise d’initiatives

Rigueur

Autonomie

Adaptabilité

Travail en équipe

Confidentialité des informations reçues et diffusées dans le cadre de ses fonctions

Sens de l’humour

Type d'emploi : CDI

Salaire : 1 400,00€ à 2 000,00€ par mois

Avantages:

- Participation au Transport
- Titre-restaurant

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