Assistant Secrétaire

**Emploi** : Secrétaire de direction
**Emploi repère **:Secrétaire de direction
**Catégorie d’emploi**: Catégorie 3
**Type de contrat**: Contrat à durée indéterminée
**Motif**: Remplacement de personnel permanent

**Localisation**: Saint-Denis (93), au pied du RER B La Plaine-Stade de France

**Description du poste à pourvoir**:
**Direction et service d'affectation**:
Direction de l’Évaluation et de l’Accès à l’Innovation (DEAI)
Service Évaluation des Dispositifs (SED)

La DEAI est chargée, sous la responsabilité d’un(e) directeur(trice), de favoriser l’accès aux innovations à travers l’évaluation initiale et en vie réelle des médicaments, des vaccins, des dispositifs médicaux, des actes et des technologies de santé. La Direction est également chargée de produire des recommandations vaccinales et de santé publique.

A cet effet, elle est organisée en quatre services:

- un service évaluation des dispositifs ;
- un service évaluation des médicaments ;
- un service évaluation des actes professionnels ;
- un service évaluation de santé publique et des vaccins.

Rattaché à la Direction de l’Évaluation et de l’Accès à l’Innovation, le Service Évaluation des Dispositifs est chargé de l’évaluation des dispositifs médicaux, des produits de santé autres que les médicaments, des prestations, ainsi que des catégories de produits et de la production de recommandations concernant leur prise en charge par l’Assurance Maladie

**Missions générales du poste à pourvoir**

Sous la responsabilité du chef de service, vous serez chargée du secrétariat, de l’appui à l’organisation, de la gestion administrative et matérielle du service. Dans ce cadre, vous assurerez plus précisément en lien avec les adjointes au chef de service et les services support de la HAS:
**1.** Des missions générales de secrétariat:

- Organisation et la gestion de l’agenda du chef de service et de ses adjointes ainsi que leurs déplacements.
- Organisation des rencontres précoces et des rendez-vous pré-dépôt du service
- Organisation et planification des réunions de la Commission Nationale d’Evaluation des Dispositifs médicaux et des technologies de Santé : definition du calendrier annuel des séances, organisation de certains aspects logistiques de la commission en collaboration avec l’assistante dévolue à la Commission.
- Tenue du chrono d’arrivée et de sortie des courriers du service
- Gestion des passages aux instances de validation de la HAS
- Suivi de la mise en oeuvre de la charte du télétravail dans le service et vérification mensuelle pour le contrôle de gestion,
- Participation à la campagne d’évaluation du service : planification des entretiens, suivi du process de validation et transmission au RH,
- Organisation de la logistique liée aux nouveaux arrivants dans le service (mise à disposition de badge, bureau, pc, accueil )
- Suivi comptable et financier des projets du service en lien avec le service Achats, budget et Finances ;
**2.** Le pilotage du Guichet innovation:

- Enregistrement et suivi de tous les dossiers déposés à la HAS
- De demandes pour le forfait Innovation (FI),
- De demandes de prise en charge transitoire (PECT).
- Mise en forme des documents selon la charte graphique et contribution au back-office du site internet de la HAS pour ces dossiers ;
**3.** Le suivi des études post-inscriptions demandées par la CNEDiMTS:

- Organisation des rencontres tripartite avec le CEPS et les entreprises concernées,
- Gestion et suivi des comptes rendus des réunions tripartite et des protocoles cliniques associés aux études à mettre en oeuvre.

Vous participerez également aux travaux de secrétariat de l’équipe et assurerez ponctuellement le support ou le remplacement des autres assistantes du service, dans leurs missions propres, en raison d’une d’absence ou d’une surcharge de travail.

**Profil recherché**:
**Formation**

Bac à bac + 2 en assistant gestion/assistant manager

**Expérience**

Expérience significative (3 à 5 ans) réussie en assistanat de direction. Une expérience du secteur public sera très appréciée.

**Compétences**
- Maîtrise des outils informatiques (Office 365, Outlook, Teams, Acrobat reader)
- Compétences organisationnelles
- Compétences rédactionnelles - Bonne orthographe
- Rigueur et méthode
- Autonomie
- Confidentialité
- Sens des priorités
- Sens relationnel et diplomatie
- Aptitude à la communication

**Pour postuler**

Candidatures (CV, lettre de motivation) à adresser à l'attention de l'équipe recrutement, à l’adresse suivante :