Assistant(E) Administratif(Ve) Cdd

**FINALITÉ DU POSTE**

Sous l’autorité hiérarchique du responsable administratif du campus, l’assistant(e) administratif(ve) assure le suivi des formations en alternance et hors alternance, participe au suivi du budget et assure le secrétariat administratif du pôle.

Il/elle contribue au déploiement de la démarche qualité (Iso et Qualiopi) en connaissant les processus et en respectant les procédures métiers.

**MISSIONS PRINCIPALES**

Sous la responsabilité du responsable administratif du campus, l’assistant(e) administratif(ve) sera principalement chargé(e) de:
**Suivre les formations en alternance et hors alternance**:

- Créer et compléter les documents administratifs : attestation de présence, attestation de fin de formations, feuilles de présence des formations hors alternance, certificat, habilitation
- Transmettre les documents aux bons interlocuteurs et assurer leur dépôt dans les délais prescrits
- Assurer le suivi de la formation hors alternance en fonction de procédures des financeurs, sur les plateformes, de l’entrée à la fin de la formation (Kairos, EDOF, Région, plateformes de suivi mises en place lors de la validation d’appels d’offres )
- Saisir les résultats dans Y PAREO, pour les apprenants des formations hors alternance Assurer la logistique concernant les conseils et médiations (envoi des convocations, réservation des salles )
- Archiver les documents selon les règles en vigueur.

**Participer au suivi du budget**:

- Réaliser la facturation des clients des formations en FPC (contrats pro compris) : récupérer les éléments nécessaires à la facturation (feuilles de présence,), vérifier les financements et la présence des accords de prise en charge, contrôler la facture émise, envoyer ou déposer sur les plateformes adéquates les éléments demandés par les financeurs
- Suivre le recouvrement : pointage, relances auprès des financeurs
- Etablir les bons de commande sur web engagement à réception des devis, vérifier les livraisons et contrôler les factures (prestataires de formation, entreprises extérieures pour la maintenance, sécurité, entretien des bâtiment, location des salles,)

**Assurer le secrétariat administratif du pôle**:

- Apporter des réponses de premier niveau aux interlocuteurs de la direction ou réorienter éventuellement les interlocuteurs
- Participer aux pointages des éléments nécessaires à l’élaboration et à la paie des CDDU d’usage en lien avec le pôle pédagogique et assurer la transmission des planning liés au contrat
- Assister la responsable administrative dans les diverses actions inhérentes au poste dont notamment sur la gestion des dotations des 1ers équipements
- Procéder aux affichages légaux et réglementaires sous la responsabilité de la responsable administrative
- Gérer, commander et distribuer les fournitures et produits de papeterie

**Missions secondaires**

L’assistant(e) administratif(ve) est également chargé(e) de:

- Assurer la préparation et la remise en l’état des salles de formation ou des salles de réunion
- Assurer un appui aux pôles pédagogique et commercial

Assurer des missions de secrétariat, d’accueil physique et téléphonique ou toute autre action visant à pallier des absences

**PROFIL**

L’assistant(e) administratif(ve) s’assure du bon suivi administratif des formations, de la réalisation de la facturation et du suivi des recouvrements.

Il/elle assure le secrétariat du pôle administratif.

Il/elle appuie la responsable administrative dans la circulation de l’information à destination pôles pédagogique et commerciaux et des fonctions supports.

Type d'emploi : CDD

Lieu du poste : En présentiel