Un(E) Responsable Du Service Affaires Générales

**Descriptif de l’emploi**:
Responsable d’une équipe de 3 agents.et sous la responsabilité de la Directrice Générale Adjointe Ressource et Organisation, vous aurez en charge la responsable du service Affaires Générales et gestion du patrimoine et des contentieux

**Missions principales**:

- Management du service
- Animation de l’équipe et encadrement des agents:

- Porter et conduire le changement dans une logique de service public,
- Favoriser un climat social apaisé et respectueux, basé sur le dialogue et la prévention/résolution d’éventuels conflits,
- Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité),
- Evaluer les résultats dans le cadre du dispositif global de la collectivité,
- Gestion du planning des congés, des absences et des remplacements,
- Mise en œuvre et suivi du plan de formation du service,
- Réalisation des entretiens annuels.
- Veille stratégique réglementaire et prospective tous domaines de compétences de la collectivité
- Participer à la démarche prospective,
- Mobiliser les sources d’information pertinentes,
- Mobiliser les réseaux pertinents,
- Structurer la veille en interne afférente à ses secteurs,
- Exploiter les informations disponibles et les alertes.
- Gestion administrative:

- Veiller au respect de la réglementation,
- Participer à l’élaboration du rapport d’activité,
- Rédiger des documents administratifs et notes de synthèse sur diverses thématiques (courriers, notes etc...)
- Rédiger des actes administratifs : conventions de mise à disposition, convention de mutualisation, conventions divers pour les services
- Organiser et gérer les assemblées délibérantes:

- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances,
- Réunions de l’organe délibérant:

- Planification des réunions,
- Rédaction des points concernant les affaires générales et le patrimoine
- Organisation de la préparation des réunions et relecture,
- Rédaction des comptes rendus et procès-verbaux de réunions (sur la base d’un enregistrement audio),
- Rédaction des délibérations ou décisions,
- Transmission au contrôle de légalité et diffusion dans les services concernés
- Modification des statuts
- Organiser et suivre le renouvellement de l’organe délibérant
- Transmission d’informations aux communes mutualisées et autres : suite aux décisions du conseil communautaire et/ou les sujets de l’intercommunalité à mettre à l’ordre du jour des conseils municipaux pour délibération
- Elaboration de tableau de suivi pour les délibérations nécessitant l’obtention d’une majorité
- Autres réunions (commissions, comités de pilotage, réunions internes)
- Organisation
- Préparation des réunions
- Participation éventuelle et compte rendu.
- Organiser et gérer des réunions internes
- Elaborer et assurer le suivi budgétaire pour les affaires générales et le siège : validation des factures
- Mettre à jour et partager les groupes de contacts Outlook
- Assurer le secrétariat du DGS : frappe de courrier ou de tout autre document, rédaction de notes de services
- Gérer les dépenses avec la carte bancaire de la collectivité : stockage de la carte, achats en ligne, suivi des dépenses
- Assurer l’accueil de la collectivité (remplacement occasionnel de l’agent d’accueil)
- Gestion des subventions aux associations et collectivités
- Préparer le tableau de suivi des demandes reçues,
- Vérifier la complétude des dossiers,
- Rédiger les courriers réponses positives/négatives,
- Préparer les conventions de partenariat,
- Suivre les retours des conventions et vérifier les pièces justificatives en lien avec le service Finances
- Sécurisation juridique
- Informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes.
- Sécurité juridique des actes:

- Assurer la sécurité juridique des actes,
- Etre en relation avec un conseil juridique,
- Assurer la veille juridique pour le service et la diffuser,
- Gestion du patrimoine:

- Veille juridique
- Suivi des projets en cours avec les services développement économiques et techniques afin de planifier les actes patrimoniaux à intervenir
- Solliciter le service des Domaines pour l’évaluation de biens
- Calcul du taux de TVA applicable (sur marge ou prix total)
- Contacter le notaire pour les actes notariés à rédiger (baux, actes de vente ou d’achat )-
- Transmettre tous les documents nécessaires à la rédaction de l’acte (délibération, document d’arpentage )
- Assurer le suivi et la bonne rédaction des actes confiés
- Rédiger des actes sous seing privé (baux, actes de vente)
- S’assurer de la réception d’une copie exécutoire de chaque acte et transmission au service finances
- Procéder à la publication foncière du patrimoine de CMC
- Vérification de la corrélation entre les propriétés de la communauté et les états de