Secrétaire Du Conservatoire Guy Dinoird

**Activités**:

- Assurer l’accueil physique, numérique et téléphonique du public.
- Recevoir et orienter les usagers : familles, professeurs, élèves (plus de 20 disciplines musicales et chorégraphiques, plus de 700 élèves et 550 familles)
- Alimenter le logiciel Imuse pour permettre l’établissement des demandes de pré et réinscription, saisir des informations relatives aux affectations de l’ensemble des élèves, établir les listes pour affichage, organiser et communiquer auprès des enseignants, assurer les mises à jour des informations,
- Etre mandataire suppléant de régie
- Assurer le suivi des dossiers des élèves : convocations, préparation des examens, saisie notes, envoie des bulletins
- Concevoir et créer des outils bureautiques de gestion pédagogique (extractions de données et mise en forme sous Excel)
- Gérer, classer et archiver des documents
- Participer à la saisie, la mise en forme et la diffusion de supports de communication relatifs à l’activité du conservatoire
- Assurer la suppléance de la régie de recettes et de dépenses
- Participer à l’élaboration du planning des salles et gérer le prêt des salles
- Elaborer, renseigner et suivre des outils de suivi des interventions techniques ou de maintenance liés aux activités de l’établissement
- Elaborer et alimenter une partothèque
- Centraliser, enregistrer et suivre mes congés du service
- Réceptionner, traiter, vérifier et classer des pièces comptables

**Connaissances**:

- Techniques de secrétariat
- Progiciels de gestion (Imuse)
- Procédures du service
- Logiciels de bureautique (Excel, Word, Outlook)
- Vocabulaire professionnel du service
- Procédures administratives
- Procédures comptables et administratifs financières
- Techniques de recherche documentaire
- Communication orale et écrite

**Compétences**:

- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer er réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenues divers
- Gérer et actualiser une base d’informations
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Rédiger des documents administratifs
- Trier, classer et archiver des documents
- Apprécier la validité des pièces justificatives
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Savoir alerter et rendre compte

**Conditions d’exercice**:

- 35 h hebdomadaires - selon l’amplitude de fonctionnement du conservatoire
- Roulement sur 2 semaines, un samedi sur deux
- Semaine sans le samedi : du lundi et mardi - 9h00-12h30/13h30-17h00 Mercredi, jeudi vendredi - 8h45-12h30/13h30-16h45
- Semaine avec le samedi : lundi matin - récupération / lundi après-midi 14h15-18h00, du mardi au vendredi - 10h00-12h30/13h30-18h00 ; le samedi - 8h45-12h00
- Participation aux spectacles de l’école.

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels sur le cadre d’emploi des Adjoints administratifs.

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, restaurant municipal, comité des œuvres sociales, supplément familial de traitement, participation employeur à la complémentaire santé et prévoyance.

La ville est desservie par les RER A et E.

Monsieur le Maire - 4, Esplanade Louis Bayeurte - 94125 Fontenay sous Bois cedex