Chargé D'accueil Physique

Au sein du pôle accueil du Territoire d’Action Départementale, vous êtes en charge de l’accueil physique du public en relation avec les différents services présents sur le territoire.
Sur certains sites vous serez également garant de l’accompagnement du service de télémédecine et du premier niveau de réponse apportée concernant la politique de rénovation énergétique.
A ce titre, vous êtes le premier interlocuteur à prendre en charge les usagers des services départementaux et les partenaires.

Cette mission s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue de la qualité du service de l’accueil engagée par le Département dans le cadre du programme Services Publics +.
Chanteloup-les-Vignes, au sein - TAD SEINE AVAL/POLE ACCUEIL
- ACTIVITES PRINCIPALES:

- Accueillir l’usager avec courtoisie et bienveillance en garantissant une équité de traitement en termes de qualité d’écoute, neutralité et objectivité:

- Recueillir et mettre à jour les informations concernant les usagers dans le respect des consignes et procédures en vigueur et veiller à la bonne prise en compte de leur actualisation
- Saisir en temps réel toute activité d’accueil dans l’outil GRC afin d’assurer la mise à jour et la traçabilité du parcours des usagers.
- Accueillir, accompagner et informer les usagers sur les conditions d’utilisation du dispositif de télémédecine.
- Evaluer, qualifier et prendre en charge la demande de l’usager et l’accompagner dans l’accès aux droits:

- Ecouter activement l’usager et établir un premier diagnostic dans le but d’apporter des réponses immédiates et adaptées à l’usager en suivant les procédures et en utilisant les outils à disposition.
- Pré-évaluer l’éligibilité des usagers aux droits sociaux et/ou vérifier l’effectivité de l’ouverture des droits.
- Accompagner l’usager à la réalisation des démarches administratives en ligne dans le souci de son autonomisation, en lien avec les agents de médiation numérique sur certains sites.
- Gérer les domiciliations dans le respect des procédures et outils internes
- Conseiller et orienter l’usager vers les interlocuteurs ou services compétents (internes ou externes):

- Apporter un premier niveau de réponse : si besoin, renseigner l’usager sur les services départementaux et si nécessaire orienter vers les Institutions et associations partenaires.
- Orienter, si nécessaire, l’usager vers le Coordinateur de Parcours de permanence d’accueil immédiat
- Les informer sur l’offre de service globale du Département et sur l'organisation, le fonctionnement des services départementaux et des partenaires locaux,
- Désigner un Coordinateur de Parcours Social pour les situations qui nécessitent un accompagnement et fixer si besoin un rendez.
- Gérer les permanences des opérateurs/partenaires sur site (accueil du public ayant un rendez vous)

- Participer à la démarche qualité et aux évolutions des pratiques:

- Mettre en œuvre les consignes et procédures d’accueil définies par la collectivité
- Contribuer activement à la mise en place de toute action d’amélioration de l’accueil et du service rendu aux usagers (enquêtes pour recueillir l’avis des usagers )
- Faire remonter tout besoin d’évolution relatif aux processus ou à l’organisation de l’accueil
- S’impliquer dans les temps de travail et de réflexion collectifs (réunions du pôle Accueil et des autres pôles, groupes de travail thématiques ) afin d’optimiser la transversalité et l’harmonisation des services.
- Développer vos propres compétences en suivant les formations proposées et en utilisant les supports de formations et outils disponibles sur le SharePoint Accueils.
- Assurer la logistique de l’accueil et les tâches annexes telles qu’indiquées dans le guide de l’accueil:

- Assurer la dimension logistique de l’espace Accueil (rangements des jouets, des plaquettes informations, de l’affichage, des coins lecture )
- Veiller à la bonne tenue de l’espace accueil (état du mobilier et des équipements, bonne disposition des tables et chaises ) en signalant toute anomalie constatée (éclairage, accès au service, chauffage, volets )
- Veiller à la bonne tenue de l’espace numérique (mise en service et fermeture des ordinateurs, alimentation en papier de l’imprimante, mise à disposition des usagers )
- Veiller au bon état de fonctionnement et à l’actualisation des moyens de communication à destination des usagers (écran, radio, affichage, documentation )
- Effectuer le protocole de désinfection du dispositif de télémédecine nécessaire entre chaque téléconsultation
- Veiller au bon fonctionnement du dispositif de télémédecine et garantir la maintenance de premier niveau (changer le papier imprimante, suivre le stock de consommables, contacter le SAV en cas de panne etc.).
- Assurer le rôle de tuteur auprès des agents en contrat